Vrijdag 23 mei kwam de grondlegger van de succesvolle methodiek Best Value Procurement (BVP), Dr. Dean Kashiwagi van Arizona State University (Phoenix), in Amsterdam spreken over de essentie van BVP en de toepassingen.

Na zijn presentatie bespraken ervaren BVP practitioners de meerwaarde van BVP voor Amsterdam. Gasten waren onder andere Marco Kreuger (commissielid Stadsdeel Zuid en opdrachtgever project P-garage Boerenwetering), Huibert van Wijngaarden (consultant Best Value in organisaties, hoe werkt dat?), Tjeerd Roozendaal (directie Ingenieursbureau en BVP practitioner) en Wiebe Witteveen (Coördinerend adviseur Best Value-team van Rijkswaterstaat).

Hieronder volgt een verslag van deze bijeenkomst.

Alles voorschrijven is voorbij

Door: Desiree Korving

Als je als opdrachtgever iets wil bouwen, dan vraag je iemand om dat voor je te doen. Maar hoe? Kauw je alles tot op het boutje-moertje niveau voor of geef je het bedenken van oplossingen volledig uit handen?

Sluit uw ogen en stelt u zich voor dat u binnenkort de Himalaya gaat beklimmen. Bedenkt u zich eens welke voorbereidingen u allemaal wil treffen alvorens de Nederlandse vlag op de besneeuwde top te plaatsen: de route bepalen, de plekken waar u bivakkeert, uitzoeken van geschikte schoenen en andere lichtgewicht klimspullen. Uw strategie lijkt precies de strategie die opdrachtgevers hanteren bij traditionele aanbestedingen. Opdrachtgevers bepalen eerst zelf het ontwerp, net zoals u uw barre tocht zelf uitstippelt. Ze bepalen zelfs welke schroefjes en moertjes nodig zijn om dat ontwerp te realiseren, net zoals u zelf uw uitrusting zou uitzoeken.

Maar is het wel zo slim of alle voorbereidingen voor zoiets groots allemaal zélf uit te zoeken? Als je dan de verkeerde keuzes maakt, bijvoorbeeld een verkeerde route uitstippelt, dan draai je zelf op voor het vinden van nieuwe oplossing. Dat kost extra tijd, want daardoor duurt je reis langer, en bovendien draai je zelf voor eventuele extra kosten op. Ditzelfde geldt voor opdrachtgevers van grote bouwprojecten: als blijkt dat zij ergens een ontwerpfout maken, waardoor bijvoorbeeld een damwand gaat lekken, zijn zij degenen die verantwoordelijk zijn voor alle risico’s. Door deze traditionele manier van aanbesteden, worden bij grote projecten regelmatig kosten overschreden. Bovendien, als je alles zo in detail hebt uitgekauwd, dan is het moeilijk om het verschil te zien tussen een hele goede en een hele slechte bouwer.

“Opdrachtgevers maken meestal zelf ontwerpen, omdat ze een behoefte hebben om risico’s te beheersen, maar het interessante is dat je risico’s in dit geval het beste kunt beheersen als je de verantwoordelijkheid voor de beheersing ervan ergens ánders neerlegt”, zegt Marco Kreuger, die van mei 2010 tot maart 2014 namens de VVD wethouder Verkeer en Vervoer was in Amsterdam-Zuid. In die functie was hij bestuurlijk verantwoordelijk voor de bouw van de Boerenweteringgarage, een ondergrondse parkeergarage met 600 plaatsen waarvan de bouw in 2015 start. Voor de bouw van deze garage koos Kreuger dan ook voor een andere aanbestedingsmethode, namelijk die van Best Value Procurement, ook wel prestatie-inkoop genoemd.

“Als je dat vergelijkt met de Himalaya beklimmen, dan zeg je eigenlijk: ik wil naar de top, hoe kom ik daar? Die vraag stel je vervolgens aan een ervaren gids. In plaats van de weg zelf te bepalen, beschrijf je wat voor soort probleem je wil oplossen. Je vraagt aan de markt: wat is de beste oplossing voor mijn probleem? Hoe een opdrachtnemer je vraag vervolgens gaat beantwoorden, mag hij helemaal zelf bepalen”, zegt Kreuger. De veronderstelling die hier achter zit is dat de expert uiteindelijk beter weet hoe hij het probleem kan oplossen dan jij zelf. Hij geeft meteen een concreet voorbeeld. “Bij de Boerenweteringgarage heeft dat goed uitgepakt. We zeiden dat we 600 plekken moesten hebben en dachten zelf dat daar drie verdiepingen voor nodig waren. We moesten dat wel inschatten, om een idee te krijgen van hoeveel geld we moesten reserveren als bouwkosten. Maar toen we dat aan de markt voorlegden, kwamen zij met een veel slimmer idee. Ze wilden de garage breder maken en in twee lagen bouwen. Daardoor hoeft de te graven bouwput minder diep te zijn en hoeven de damwanden minder diep de grond in. Dat beperkt zowel de risico’s als de overlast en bovendien zijn we daardoor 10 miljoen euro goedkoper uit. Zelf hadden we deze oplossingen niet bedacht.”

Dat klinkt allemaal leuk, maar hoe bepaal je dan wat precies de beste oplossing is? En hoe selecteer je dan je opdrachtnemer? Daar weet Nijs Korevaar alles van; hij heeft veel ervaring met de praktijk van Best Value Procurement en werkt bij het Ingenieursbureau Amsterdam (IBA). “Een van de grote voordelen van Best Value, zowel voor de opdrachtgever als voor de opdrachtnemer, is dat we de transactiekosten zo laag mogelijk houden. Ze zijn maar liefst 50 procent lager, blijkt uit onderzoek van Rijkswaterstaat.”, zegt hij. “Normaal gesproken kost het heel veel geld om allerlei ontwerpen te maken en te beoordelen. Daarom kies je bij Best Value iemand uit op basis van veel minder informatie. De beste voorspeller voor goede prestaties in de toekomst zijn immers resultaten uit het verleden. Dat hoeft niet direct een rapportcijfer te zijn (past performance), maar een opdrachtnemer kan zelf aangeven welke methodes en oplossingen hij aanbiedt en waarom hij weet dat deze gaan werken in deze specifieke situatie. Een aannemer hoeft dan geen ontwerp te maken, maar alleen te onderbouwen dat hij bijvoorbeeld al zeven parkeergarages heeft gerealiseerd zonder grote incidenten en zonder meerwerk, dat hij daarvan zes binnen de tijd en binnen het budget heeft gemaakt, enzovoorts. Je bent in feite op zoek naar iemand die laat zien dat hij het project en daarmee je doelstellingen gaat realiseren.”

In plaats van grote pakken papier, zijn maar vijf A4tjes nodig om dat te bewijzen. Daarop staat bovendien hoe zo’n expert denkt met bepaalde risico’s om te gaan. Daarbij gaat het niet om technische risico’s, zoals lekkende damwanden, maar risico’s die buiten zijn invloedssfeer liggen en het project mogelijk vertragen, zoals trage vergunningverlening of stakeholders die bezwaar maken tegen het bestemmingsplan. “Hij wordt gevraagd om te zeggen hoe hij dit soort risico’s minimaliseert”, legt Korevaar uit. Tenslotte staat in die vijf pagina’s of een opdrachtnemer manieren weet om uw doelstellingen nog beter te realiseren of net iets anders aan denkt te pakken. “Dit noemen we het kansendossier. Een aannemer zegt dan: als ik dit net even wat anders doe, dan ga ik je doelstellingen nog beter realiseren. Dan laat zo iemand zien dat hij een expert is en bovendien meedenkt met de opdrachtgever.”

Maar het allerbelangrijkste bij Best Value Procurement is misschien wel het selectieproces. Dat gaat door middel van interviews. Daarin worden de beheerder, de projectmanager en de omgevingsmanager bevraagd hoe ze tegen het project aankijken, waar ze de grootste uitdagingen zien, maar ook waarom nu juist zij door hun organisatie zijn uitgekozen om dit project uit te voeren. “Als opdrachtgever luister je vooral naar wat een opdrachtnemer zegt, in plaats van zelf te praten hoe jij denkt dat dingen zouden moeten”, zegt Korevaar. “In feite laat je iemand een plan presenteren en vraagt daar vervolgens scherp op door”, vult Kreuger aan. “Ik zoek vooral een expert die de risico’s kan beheersen. Risico’s zitten vaak in termen van tijd, geld of de omgeving. Daar ga je vooral op doorvragen. Je vraagt: Hoe voorkom je dat het risico optreedt? Hoe weet je dat jouw beheersmaatregel effectief is? Wat is het plan B als de beheersmaatregel niet blijkt te werken? Wat is jouw top vijf van risico’s? Je moet in ieder geval niet alles zelf willen weten, aansturen en beheersen. Het idee van deze manier van aanbesteden is dat je iemand zoekt die doet wat jij niet kan.”

Nadat alle potentiele opdrachtnemers geïnterviewd zijn, volgt er een verificatiefase om na te gaan of de beweringen en claims die de opdrachtnemer heeft gedaan op feiten zijn gebaseerd. Als dat zo is, dan mag de opdrachtnemer zijn plan in detail uitwerken en samen met de opdrachtgever uitzoeken of de wederzijdse verwachtingen kloppen en of er geen misverstanden over de aangeboden aanpak zijn. “De kern hiervan is dat je heel erg gaat selecteren op expertise en kwaliteit; de prijs is van ondergeschikte waarde, terwijl dat traditioneel juist een grote rol speelt. Maar ik denk dat die twee hand in hand gaan: als de kwaliteit beter is, dan is de prijs ook beter. Als je een goede opdrachtnemer hebt, verzint die ook een slimme, goedkopere oplossing”, zegt Korevaar.

Daarnaast heeft deze manier van aanbesteden nog meer financiële voordelen. Uit de verplichte evaluaties blijkt dat het beheersen van risico’s door experts wereldwijd leidt tot projecten die veel vaker op tijd en binnen budget worden opgeleverd, met een flink hogere opdrachttevredenheidsscore dan bij vergelijkbare projecten met een andere aanpak.

“Al met al moet er nog steeds hetzelfde gebeuren: er moet een garage worden gebouwd. Maar de manier waarop is anders. De selectie van de geschikte partij is veel sneller, omdat daarvoor nog geen uitgebreid ontwerp is gemaakt. Uiteindelijk moet dat natuurlijk wel gebeuren, maar het verschil met traditionele aanbestedingen is dat je gedurende het hele proces met elkaar in gesprek blijft. Je bent meer als partners aan het werk. Dat vraagt iets van zowel de opdrachtgever, die zichzelf moet trainen om niet in oplossingen te denken, en van een opdrachtnemer die niet te afwachtend moet zijn, maar juist met innovatieve oplossingen moet komen”, besluit Kreuger.