Op 22 januari openden RoyalHaskoningDHV en Metro en Tram samen het nieuwe jaar met een kennisbijeenkomst over geïntegreerde contracten.

Moderator Maarten Woolthuis, coördinator kennismanagement bij Metro en Tram, heet het gezelschap welkom en legt uit: “De bijeenkomst maakt deel uit van een breder kennismanagement-programma waarmee Metro en Tram, samen met uitvoeringspartners zoals RHDHV kennisuitwisseling organiseert. Zodat de kennis over het metro- en tramwezen en de grote projecten als de Noord/Zuidlijn en de Renovatie Oostlijn worden gedeeld met experts uit praktijk en wetenschap en jonge professionals.”

Veel RHDHV’ers bij Metro en Tram hebben dagelijks met geïntegreerde contracten te maken. In deze bijeenkomst namen verschillende specialisten het woord om hun ´lessons learned´ van het afgelopen jaar te delen.

Geïntegreerde contracten.

Ronald Siebrand zit midden in het aanbestedingsproces om te komen tot een goed en geschikt contract voor de renovatie van bestaand metrostations in de Oostlijn, en vertelt over de dilemma´s die hij tegenkomt. Hierover wordt ook geschreven in het dossier ´Aanbesteden en contracteren´.

Ronald kwam vanuit zijn ervaring bij Rijkswaterstaat (RWS) binnen met het idee om de mogelijkheden voor een Design Build Finance & Maintain (DBFM) een publiek-private samenwerking (pps) te onderzoeken: “Bij RWS wordt – wellicht bijna dogmatisch – altijd uitgegaan van Design & Construct (D&C) of een DBFM contract. Dat is een simplificatie van de opgave. Je moet altijd alles afwegen en telkens opnieuw kiezen welk deel van het werk je uitbesteedt. Veel mensen noemen D&C een ‘nieuwe en innovatieve aanbestedingsvorm’, maar heel nieuw en innovatief is het niet meer. We kennen het al zo’n 15 jaar. Het is wel ‘geïntegreerd’, je maakt keuzes in wat je aan de markt overlaat en wat je zelf gaat doen. Daarbij moet je jezelf de vraag stellen waarom je dat doet. Maar als je in Amsterdam van plan bent om een D&C opgave te contracteren, dan stuit je soms nog op weerstand. ‘Dat werkt toch niet?’ of ‘Je krijgt toch niet wat je wil’ wordt er dan gezegd. Hier is het dus nog wél nieuw. Binnen de gemeente (en niet alleen in Amsterdam) zijn bestekken vaak nog gemeengoed, dat is dan het vertrekpunt. Eigenlijk net zo als Rijkswaterstaat – ook dogmatisch – maar dan anders. Niet altijd onterecht overigens. Soms is het gewoon handig om dingen zelf uit te werken, vooral als er weinig ruimte meer is voor andere uitvoeringswijzen of oplossingen. Je moet niet koste wat het kost functioneel willen specificeren, als je al precies weet wat je wilt, moet je dat voorschrijven.” Momenteel zit het aanbestedingsproces voor de stations in de Oostlijn in de dialoogfase. Er doen nu nog 5 partijen mee, medio februari nog maar 3. Gunning is rond de zomer. Kwaliteit weegt zwaar (70%), dus alleen op prijs kunnen ze het niet winnen.

Enkele inzichten: “Niet alle risico’s kun je overdragen naar de aannemer, wel moet je altijd zoeken naar een manier om de gevolgen te mitigeren. En de lessen: we hadden de aannemer nog wat meer informatie mee willen geven over de bestaande situatie ‘het areaal’. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan omdat het areaal constant in beweging is. Ook op dit moment wordt er gebouwd aan de Oostlijn. Een ‘film’ over de recente ontwikkelingen zou dan al beter zijn dan een ‘foto’.”

Vraagspecificatie en acceptatie

Bas de Jong: “Amsterdam is een hele complexe omgeving om te werken, vanwege alle stakeholders. Denk aan: Eigendom & Beheer, Signalling & Control, stadsdelen, aannemers, et cetera. Vertrouwen en betrouwbaarheid is essentieel. Je moet daarin als overheid en opdrachtgever zelf het goede voorbeeld geven.” Dat is de belangrijkste les die Bas de Jong ons wil meegeven.

Zelfreflectie is daarin heel belangrijk. Door elk kwartaal in Langerlust met het team bij elkaar te zitten om elkaar de spiegel voor te houden en te evalueren, houd je elkaar scherp en kom je even los van de dynamiek van het project en kun je lessen leren.

En die scherpte is nodig, want procedures vergen tijd.

Het hele proces om voor Stationsrenovatie Oostlijn van vraagspecificatie en acceptatie, naar overdracht en implementatie (AO&I) te geraken duurt nu al 10 jaar:

2004: voornemen voor stationsrenovaties.

2009: inzet architect voor ontwerpproces

2014: uitvoeringsbesluit.

Er is voor gekozen om een architect een Voorlopig Ontwerp + (VO+) te laten maken. Daarmee zijn met oud DNA (1970 Brutalisme) + nieuw DNA (visie 2030) ontwerpprincipes vastgelegd, die uitgangspunt vormen voor de Vraagspecificatie 1 (VS1) die door Metro en Tram in de markt is gezet. De vraagspecificatie bouwt hiermee voort op het ontwerp (VO+). Omdat niet alles wordt gedekt door het ontwerp – technische installaties bijvoorbeeld – is gekozen voor Design & Construct.

Een andere les die in dit project is geleerd, is: je moet elke tegel willen omkeren en accepteren wat er onder vandaan komt. Eenmaal de tegel gelicht, moet je die niet weer terug willen leggen: “als de doos van Pandora eenmaal geopend is verspreid zich alle ellende (en blijft hoop op de bodem achter)”

Ivo Schram, raakvlakcoordinator NZL en bestaande net neemt ons mee door de enorme hoeveelheid raakvlakken die er zijn: tussen projecten, contracten en dus opdrachtgevers en aannemers, maar ook tussen installaties: elektronische, mechanische en telecommunicatiesystemen, zoals camera’s, dynamische reisinformatiesystemen et cetera. De belangrijkste les is volgens Ivo: “We hebben vooral veel geleerd over de metro in Amsterdam. Dat is onze specifieke kennis!” Maar hoe kan die worden behouden, als alle mensen over een aantal jaren weer zijn vertrokken (een groot deel van de mensen bij Metro en Tram is ingehuurd als freelancer of via bureaus). Of moeten we de kennis vooral blijven uitwisselen, zodat belangrijke kennis wordt doorverteld?

In de discussie die daarop ontstond werd gewezen op het verschil tussen Informatie (vastleggen) en Kennis ( uitwisselen). Kennis is niet los te zien van informatie. Het is het vermogen om iets te kunnen doen met informatie, want “goed omgaan met informatie levert de juiste beslissingen op.”, aldus Ivo.

Charlotte Wubben, ook raakvlakcoordinator NZL en bestaande net, peilde in een quiz de kennis bij de deelnemers en gaf daarmee een inkijkje in de imposante hoeveelheid wetenswaardigheden over Noord/Zuidlijn en Oostlijn, die raakvlakmanagers dagelijks paraat moeten hebben. Bijvoorbeeld het aantal projecten dat tegelijkertijd wordt uitgevoerd op metrostation Strandvliet. Ook gaf Charlotte een inkijk in hoe de iRoom als moderne brainstorm-tool van nut kan zijn om kennis, ideeën en oplossingen direct op het plenaire scherm met iedereen te kunnen delen en te kunnen toetsen aan met elkaar te confronteren. Zodat je in ontwerpsituaties bijvoorbeeld wensen en vergezichten kunt toetsen aan de werkelijke situatie en uitgangspunten (wet- en regelgeving, plattegronden, strategieën etc.)

Mathilde Smits, accountmanager voor de RHDHV’ers bij Metro en Tram wenste alle aanwezigen tot slot een goed jaar, waarin kennisuitwisseling een belangrijke plaats krijgt in de dagelijkse operatie.