Na maanden plannen, praten en puzzelen met alle partijen is de definitieve startdatum voor de Noord/Zuidlijn vastgesteld: op 22 juli 2018 zal de nieuwe metro gaan rijden. Maar hoe leg je die puzzel? Hoe kom je tot een datum waar iedereen achter staat? Bert Schilder, coördinator planningen, vertelt.

Tekst: Saskia van der Kam

Een wielerkoers in de bergen, daarmee vergeleek een collega laatst de periode waarin het project Noord/Zuidlijn verkeert. En daar is Bert Schilder, coördinator planningen, het eigenlijk wel mee eens. ‘De afgelopen maanden zijn we met elkaar aan het klimmen geweest. Een inspannende intensieve tocht waarin we elkaar schouder aan schouder omhoog getrokken hebben, samen nagedacht hebben over de beste strategie en het te volgen pad. Op 8 juli, de dag van de bekendmaking van de datum, bereikten we het hoogste punt van die klim. Daarvandaan hadden we zicht op de lange weg die naar de finish leidt en beginnen we aan de afdaling. Vanaf nu gaan we in een steeds hoger tempo naar beneden en is het zaak dat we elke keer de volgende bocht goed nemen.’

Glazen bol

De masterplanning die het planningsteam gemaakt heeft, is de routekaart waarop het projectteam navigeert. ‘Een middel om vooruit te denken en te kijken. Wat komt er op ons af? Liggen we nog op koers? En zo niet, hoe kunnen we bijsturen? Maar: een planning is en blijft altijd een middel, nooit een doel op zichzelf. Hoe we dat doel werkelijk gaan halen, hangt van veel factoren af.’ Het is niet zo dat hij een glazen bol heeft waarmee hij de startdatum kan voorspellen. Bert: ‘Ik ben ook risicomanager geweest en dan gebeurde het weleens dat mensen hoopvol aan mij vroegen: “Hebben we nu alle risico’s?” Dat kun je niet weten. Je hebt alleen wat je boven tafel hebt weten te krijgen. Wat niemand weet, weet ook een risicomanager niet. Dat geldt voor de planning net zo goed. Wij hebben de afgelopen maanden bij alle partijen zo gedetailleerd mogelijk alles naar boven gehaald en bijeen gelegd. En al die stukjes hebben we gebruikt om de puzzel vervolgens zo slim en efficiënt mogelijk te leggen.’

Complexe puzzel

‘Een heel belangrijk deel van die puzzel hebben we samen met onze opdrachtnemers gedaan. Hoe meer we naar het einde komen, hoe meer alle planningen in elkaar schuiven en verschillende partijen tegelijkertijd op dezelfde plek aan het werk moeten zijn. Hierdoor pasten de deelplanningen uit de verschillende contracten steeds minder goed op elkaar. Om dit op te lossen, hebben we al onze opdrachtnemers gevraagd hun eigen deelplanningen samen te brengen tot één masterplanning waar iedereen achter staat. Een aantal woensdagmiddagen en -avonden hebben we met z’n allen bij elkaar gezeten. Daar kon iedereen alles op tafel leggen. Niet alleen wat er nog moest gebeuren, maar ook alle zorgen, onduidelijkheden, risico’s en kansen werden daar besproken. Daarna zijn we met elkaar elke stap heel gedetailleerd in kaart gaan brengen. Dit heeft een planning opgeleverd waarin we de activiteiten in de tijd hebben ingepland, maar ook in de ruimte. Wie moet wat waar en wanneer doen? Welke activiteiten kunnen op hetzelfde moment plaats vinden en welke absoluut niet? Op sommige dagen zijn er straks op dezelfde plek meerdere teams tegelijkertijd of in verschillende shifts aan het werk. Een ingewikkeld proces, maar het grote voordeel van deze aanpak is dat het een planning van ons allemaal is – het is niet meer ónze planning, maar een planning waar iedereen achterstaat en voor gaat.’

Afdaling inzetten

Als je de toekomst niet kunt voorspellen, lijkt zo’n gedetailleerde planning onzinnig. Bert is het daar, uiteraard, niet mee eens. ‘Naast de uitwerking van de details zijn we blijven kijken naar het grotere geheel. Niet alle puzzels waren in de korte tijd op te lossen, hoeveel onzekerheid hou je dan over en wat doe je daarmee? De planning waar wij nu aan werken is er een waarvan wij zouden willen dat het zo gaat en tegelijkertijd weet je zeker dat de dingen nooit zo gaan als je wilt dat ze gaan. Daarom hebben we ook een aantal alternatieve scenario’s uitgewerkt en zoveel mogelijk maatregelen in de planning ingebouwd om risico’s te beperken.’
Het werk voor Bert en zijn collega’s zit er dan ook allerminst op nu er een startdatum bekend is gemaakt. ‘Wij blijven continu monitoren of we nog op koers liggen, we houden in de gaten of iedereen zich aan de afspraken houdt en waar we eventueel moeten bijsturen, of andere scenario’s moeten gaan inzetten.’