Het is zijn eer te na als die plandatum van 2017 niet gehaald wordt, Noord/Zuidlijnplanner Robert Kuijper houdt ook wel van een beetje druk op de ketel. Is zijn werk koffiedik kijken, of kan hij de toekomst met gedegen kennismanagement wel degelijk voorspellen? ‘Richting politiek en samenleving hebben we een buffer in de planning ingebouwd. De tijd die we kwijt waren aan verantwoording en uitleg, kunnen we beter besteden aan het oplossen van problemen’

Plannen lijkt bij uitstek een vak dat gebaat is bij kennismanagement; hoe beter je documenteert en evalueert, hoe makkelijker het plannen bij nieuwe projecten gaat. Klopt dit?

Kuijper: ‘In theorie heb je helemaal gelijk, maar de praktijk is weerbarstiger. Ik moet eerlijk bekennen dat ik amper vastleg hoe planningen verlopen. Soms baal ik daar van, dan denk ik bij een volgend project: “Had ik nou maar een lijstje bijgehouden waarop staat hoe lang alles daadwerkelijk geduurd heeft”. Je hoopt erop dat dingen in je hoofd blijven zitten, vaak valt dat vies tegen. Tegelijkertijd zijn situaties ook amper vergelijkbaar, dus de vraag is wat je daadwerkelijk hebt aan kennis op papier. Elk nieuw project begint toch altijd weer met een rondje langs alle betrokkenen; wat is hier anders, welke obstakels kunnen we verwachten? Standaardplanningen lijken een uitkomst, maar als iets standaard zou zijn, zou het geen project zijn. Het risico bestaat dat je je blind staart op je geprotocolleerde planningen en daardoor de aansluiting met de realiteit mist. Maar het is een pijnpunt geef ik toe. Ik ben als zzp’er betrokken bij de Noord/Zuidlijn. Als ik vertrek, neem ik alle kennis in mijn hoofd mee.’

Welk deel van de planning is jouw verantwoording?

‘Ik ben in 2009 begonnen met de planning rondom de ruwbouw van de diepe stations, sinds twee jaar doe ik de integrale planning van de hele Noord/Zuidlijn. Op elk contract zit één planner die in detail plant, ik voeg alle planningen samen en maak de contractoverstijgende planningen, zoals bijvoorbeeld de afstemming met het GVB en het testrijden van de metrostellen. Plannen is grotendeels mensenwerk. Ik praat héél veel met mensen. Hoe lang iets duurt, wat mogelijke hobbels zijn; ook specialisten hebben dat niet altijd scherp. Met doorvragen krijg je boven tafel wat mogelijk obstakels zijn. Door alle informatie te analyseren, kan ik gewicht geven aan variabelen. Belangrijk is om te achterhalen welke activiteiten op het kritieke pad liggen; als die ook maar één dag later klaar zijn, loopt ook je einddatum uit. We werken uiteraard ook met een softwarepakket waarmee we risico’s kunnen koppelen aan de planning en waarop we onze probabilistische planning baseren.’

Vind je het wiel met elke planning opnieuw uit?

‘Dat is te gechargeerd. Er zijn wel standaard doorlooptijden, bijvoorbeeld voor hoe lang het duurt om een damwand te plaatsen, of om een omgevingsvergunning aan te vragen. Bij de Noord/Zuidlijn zijn we in de loop van de tijd ook anders gaan werken, juist omdat planning zo’n heikel punt was geworden. Eerst communiceerde we de deterministische planning richting politiek, maar die moest zo vaak aangepast worden, dat het vertrouwen afkalfde. Plannen blijft een lastig vak, het is toch een beetje koffiedik kijken. Iedereen wéét dat een vastgestelde datum betrekkelijk is, maar psychologisch werkt het toch zo dat je eraan vasthoudt. Daarom is nu afgesproken dat we alleen de probabilistische planning naar buiten brengen. Intern houden we aan de deterministische planning vast, als we daar teveel ruimte inbrengen, verzakt de scherpte. Zo werkt het nu eenmaal, ook bij mij. Wat morgen kan, schuif je makkelijk door. De aansturing van de aannemer houden we scherp, realistisch maar pittig. Er moet doorgewerkt worden. Maar richting politiek en samenleving hebben we een buffer ingebouwd. De tijd die we kwijt waren aan verantwoording en uitleg, kunnen we beter besteden aan het oplossen van problemen.’

Wat is de kern van het verschil tussen een deterministische en probabilistische planning?

“In een deterministische planning schets je een realistische gang van zaken, maar houd je geen rekening met risico’s. Stel: je fietst van Amsterdam naar Haarlem. In een deterministische planning ga je uit van gemiddeldes en zal er dus geen sprake zijn van extreme weersomstandigheden, een groene golf stoplichten of van een omleiding. In een probabilistische planning calculeer je wel risico’s in als bijvoorbeeld een lekke band. Tegelijkertijd probeer je meteen op tegenvallers te anticiperen: in het voorbeeld van de fietser voorzie je hem van een plakset, zodat hij in ieder geval geen tijd verliest aan het zoeken van een fietsenmaker. Toch zal de fietser wel wat vertraging oplopen ten opzichte van de deterministische planning.’
‘Welke risico’s je uiteindelijk opneemt in de probabilistische planning, bepaal je samen met het team. Als je maar risico’s blijft benoemen kom je nooit tot een planning, want er zijn natuurlijk ontelbare mogelijkheden. Daarom maak je keuzes. We kunnen wel een hele calculatie maken waarbij we rekening houden met de komst van een orkaan, maar dat zijn factoren waar je geen invloed op hebt. Wel houden we in de probabilistische planning bijvoorbeeld rekening met eventuele wetswijzigingen, bijvoorbeeld op het gebied van tunnelveiligheid. Als we de risico’s eenmaal in kaart hebben gebracht, gaan deze een computerprogramma in voor een kansberekening. Het programma rekent door middel van 20 duizend keer dobbelen uit, hoe groot het risico daadwerkelijk is en wat dit voor invloed heeft op de opleveringsdatum van de metro.’

De risico’s waar jullie in de probabilistische planning rekening mee houden zijn onder te verdelen in normale onzekerheden en in bijzondere gebeurtenissen. Wat is het verschil?

‘Een bijzondere gebeurtenis was – om even een voorbeeld uit de praktijk te noemen – de lekkage bij het vertrek van boormachine Victoria bij station Vijzelgracht in 2012. Dit was een risico dat was ingecalculeerd, maar het ging hier om een gebeurtenis die zeker niet noodzakelijk plaats zou vinden. Bij normale onzekerheden moet je eerder denken aan dagelijkse mee- en tegenvallers. Een voorbeeld? We blijven bij de Vijzelgracht: toen de vloer van dit station onder overdruk gemaakt werd, had je vanwege de extreme werkomstandigheden kans op extra ziekteverzuim bij bouwers. Dit risico en het hiermee gepaarde tijdsverlies neem je dan mee in je inschatting. Ik moet wel zeggen dat het hier toevallig net andersom uitpakte en dat we sneller dan verwacht klaar waren, omdat het ziekteverzuim mee viel en er ook geen andere tegenvallers waren. Dat gebeurt dus ook wel eens.’

De planning van de Noord/Zuidlijn is nogal een heikel punt. 100% zekerheid kan je nooit geven, toch kiezen jullie voor een ongekende mate van openheid en transparantie.

‘Ik vind het juist leuk dat we zo open zijn over onze planning. Bijzonder ook, bij de meeste projecten gaat dat echt anders. Naast mijn bureau hangt een oude planning met einddatum 2005, maar sinds 2011 werken we al met een planning die einddatum oktober 2017 aanhoudt. Lang hadden we die 85% zekerheidsmarge, met af en toe een tijdelijke dip naar onderen, dat we dat gingen halen. Tot nu toe is het telkens gelukt die achterstand in te lopen, de vraag is of dat dit keer ook lukt een eindsprint te trekken. De kwartaalrapportages voor het tweede kwartaal komen eraan, we zitten twee jaar voor de einddatum. Tijd om de balans op te maken en eventueel wat bij te stellen.’

Wat is nu de grootste bedreiging voor het halen van de einddatum?

‘Het grootste risico op dit moment is de aanpassing die nodig is om de aansturing van alle installaties op de stations uniform te maken. De liften, roltrappen, de stroomvoorziening van de metro zelf; de aansturing hiervan is nu niet op alle stations hetzelfde. Dat maakt het beheer onoverzichtelijk en dus slechter beheersbaar. Dat willen we niet en dus hebben we ervoor gekozen dat nu in één keer goed aan te pakken, om tijd en geld in de toekomst te besparen.’Het klinkt wellicht als een detail, maar er zijn langs het traject alleen al meer dan tweehonderd liften en roltrappen. Ieder aansturingskastje heeft tientallen in- en uitgangen, die we allemaal moeten herzien en opnieuw moeten beschrijven. In totaal zijn het enkele tienduizenden in- en uitgang, het is echt enorm veel werk.’

Binnen Metro en Tram is het vast een sport om die einddatum van 2017 te halen?

‘Het is mijn eer te na als we het niet halen, maar het is niet alleen aan ons; we hebben te maken met verschillende partijen. De aannemer die in de afbouw zit, zit er gelukkig ook zo in. Maar het is nog wel even spannend. Ik werk hier nu zes jaar en het is nog geen enkel jaar níet spannend geweest. Maar tot nu toe hebben we voor alles nog een oplossing weten te vinden. Daarom werk ik ook al zes jaar zonder me ook maar een dag te vervelen.’

Een deel van dit artikel was eerder te lezen op www.hierzijnwij.nu