Met het derde station op de rol, is de stationsrenovatie van de Oostlijn op volle toeren. Hoe hadden we het bedacht, hoe is het gegaan, en hoe zouden we het nu doen? Contractmanager Guido Lahaije over verwachtingen, kansen, teleurstellingen, opstekers en tegenvallers.

Guido windt er geen doekjes om: Hij baalt van de vijf weken vertraging op station Holendrecht. ‘De uitloop is vooral te wijten aan de oude coating en verf die lastiger van de muren gaat dan verwacht. Betonnen muren zijn essentieel in het ontwerp van de architect, daar kunnen we niet aan tornen. Uit de proef die we vooraf deden, leek het mee te vallen, maar in de praktijk gaat het een stuk lastiger. Gelukkig hebben we nu, na het testen van meerdere methodes, een passende manier gevonden om het beton schoon te krijgen.’

Guido Lahaije

Reizigersbelang

Gelukkig gaan de meeste dingen gewoon goed, en kijkt Guido met een positief gevoel terug op de aanbesteding van het project. ‘We hebben vanaf het begin vanuit het reizigersbelang geredeneerd, en dat hebben we succesvol kunnen overbrengen op de marktpartijen. Zij zijn creatief geweest in het aanbieden van maatregelen om bijvoorbeeld de hinder voor de reiziger te beperken. Zo hadden wij vooraf een pakket buitengebruiknames van de metro aangevraagd, en vervolgens tegen de aannemer gezegd: als jullie het voor elkaar kunnen krijgen met minder, dan levert dat jullie wat op. Dat heeft gewerkt, zij hebben er met het slim in elkaar schuiven van werkzaamheden en het optimaliseren in de uitvoering voor gezorgd dat de stations minder langdurig buiten gebruik zijn. Dat is pure winst voor de reiziger.’

Achterhaalde informatie

Op het gebied van installaties waren er enkele tegenvallers; de bestaande situatie bleek voor de aannemer geen goede uitgangspositie voor een soepele start. Het projectteam stond voor twee keuzes bij station Holendrecht: beheerder GVB de boel op orde laten maken en eventuele vertraging voor lief nemen, of aannemer Hegeman die opdracht geven en aan de beoogde planning vasthouden. Uiteindelijk werd voor de tweede, financieel minder voordelige optie gekozen. ‘We misten natuurlijk het concurrentievoordeel dat je wel hebt als je zo’n opdracht in de markt kan zetten voordat je hem gunt, maar die tijd was er simpelweg niet. En het project vertragen kost dan ook veel geld.’
Wat niet betekent dat elke inhaalslag aan onderhoud nu standaard door aannemer Hegeman gedaan wordt: dat wordt per situatie bekeken. Guido: ‘Dan merk je hoe complex zo’n renovatieproject is. We hebben vooraf veel tijd gestoken in het verzamelen van informatie, maar op het metronet wordt elke dag gewerkt. Dan weet je dat informatie die je hebt, over een week alweer achterhaald kan zijn. Daar lopen we nu bij de uitvoering tegenaan.’

Ook de werkzaamheden bij het Centraal Station zijn begin juli begonnen. Hier nog de oude situatie. Foto: Gé Dubbelman

Risicobeheersplan

Tijdens de aanbesteding heeft het projectteam vijf risicodomeinen gedefinieerd, en de marktpartijen gevraagd daar afzonderlijk met oplossingen voor te bedenken:

• Beeldkwaliteit; hoe waarborgt de aannemer de beeldkwaliteit die wij beloofd hebben?
• Renovatie betekent ingrijpen in een bestaande situatie; je weet niet wat het losmaakt en wat je in de praktijk tegenkomt. Die constante beweging brengt onzekerheid met zich mee. Als dingen anders lopen dan toen bij de opdracht werd verstrekt – hoe gaat de aannemer daar dan mee om?
• De raakvlakken met andere projecten; het afstemmen met andere infrastructurele projecten, bijvoorbeeld het ICT-netwerk voor de Noord/Zuidlijn.
• Hinder voor reizigers en omwonenden; in en bij een metrostation zijn twee belangrijke groepen die soms conflicterende belangen hebben: enerzijds reizigers die willen dat de metro altijd rijdt en anderzijds ondernemers en mensen die wonen of werken bij het station en die geen overlast willen.
• Het bewaken van een goede relatie met de professionele stakeholders, zoals stadsdelen, Waternet en het GVB.

Guido: ‘Het was een goede methode om marktpartijen op die manier uit te dagen, om ze te betrekken en zo ook mede-eigenaar te maken van het risico. Daar hebben we de inschrijvingen ook op beoordeeld, en daar is Hegeman als beste uitgekomen. Waar we nu in de uitvoeringsfase tegenaan lopen, is de vraag: hoe kunnen we die mooie maatregelen die de opdrachtnemer in zijn aanbesteding had staan, ook effectueren? Met andere woorden: hoe zorgen we ervoor dat we krijgen wat beloofd is? In het verlengde hiervan, is het volgens Guido belangrijk dat opdrachtgevers de handvatten en vaardigheden ontwikkelen om de maatregelen die in een inschrijving van een potentiële opdrachtnemer staan, op realisme te beoordelen. Guido: ‘Een aannemer heeft belang bij het zo abstract mogelijk formuleren van mogelijke maatregelen, terwijl het voor ons juist zo concreet mogelijk moet. Dat is echt een dilemma, hoe je reële verwachtingen van de marktpartij omzet in concrete resultaten. Geen gouden kranen verwachten voor een budget dat alleen ruimte biedt voor verchroomde kranen – maar juist blij zijn als een opdrachtnemer in zijn inschrijving concrete en realistische beloften doet.’

Lakmoesproef

De omgeving reageert tot nu toe goed op de maatregelen die voor hen genomen zijn; zo heeft Hegeman bij de sluiting van een toegang de eerste dagen butlers die de weg wijzen. En komen wij met de infokeet naar de stations waar wordt gewerkt. Guido: ‘We zijn altijd open en transparant geweest, naar alle partijen waar we mee te maken hebben. En dus ook richting de omgeving. We hebben de marktpartijen uitgedaagd om de metrostations zo toegankelijk mogelijk te houden en de omgeving zo min mogelijk te belasten. Hegeman heeft daar goed naar geluisterd en is creatief in haar oplossingen, zoals het plaatsen van tijdelijke liften tijdens de renovatie van een metrostation. Dat is pure winst voor de reiziger.’ Guido waakt er ook voor te zeggen dat een station als Centraal Station de “echte” lakmoesproef van het project wordt. ‘Ja, daar zijn meer reizigers, dus in die zin is het een grotere uitdaging. Maar we moeten er echt voor uitkijken projecten in het centrum van de stad als “meer belangrijk” te typeren. Bij Holendrecht zit het Academisch Medisch Centrum, met dagelijks duizenden bezoekers, patiënten en werknemers, dat is niet niks. dat is niet niks. En voor al die mensen die rondom die stations wonen, is de metro soms de enige manier om naar en van hun werk te reizen. Daarom benaderen wij ieder station met dezelfde inzet en passie.’

Zo komt het er straks uit te zien op station Holendrecht. Beeld Group A

Handschoen

In opdracht van Metro en Tram, maakte IDB Legal een rapportage over de evaluatie van de aanbestedingsfase. Eén van de belangrijke dingen die daarin staan, is dat de marktpartijen de verkennende fase, met onder andere de concurrentiegerichte dialoog, erg lang vonden duren. Guido erkent dat de periode van één jaar lang is, maar ziet toch weinig ruimte voor verkorting daarvan. ‘De thema’s die we uitgewerkt wilden hebben in de inschrijving, vereisten echt tijd en aandacht van de gegadigden. Wat wij aan de voorkant wellicht beter hadden kunnen doen, is het boven water krijgen van meer en concretere informatie op basis waarvan gegadigden hun inschrijving konden baseren. Maar dat was soms trekken aan een dood paard. Daar kunnen we bij een volgend project wel een verbeterslag maken denk ik.’

Het mooiste is als dingen uitpakken zoals je ze in een best case scenario voorgesteld had. Zo heeft de open en transparante houding van het projectteam tijdens de aanbesteding volgens Guido echt een solide basis gevormd voor de samenwerking met aannemer Hegeman, en de meer abstracte verwachtingen in het contract over bijvoorbeeld samenwerking met stakeholders is heel voortvarend opgepakt door Hegeman. Guido: ‘Het pro-actief omgaan met stakeholders kan je niet in een contract afdwingen. We hebben als opdrachtgever alleen die dingen geëist die echt keihard waren, maar ook een flink stuk eigenaarschap bij de markt neergelegd. Als die handschoen dan ook opgepakt wordt, dan is dat echt heel fijn.’

Leerpunten voor toekomstige projecte

Op basis van de evaluatie van de aanbestedingsprocedure van het project Stationsrenovatie Oostlijn kunnen de volgende punten meegegeven worden voor volgende aanbestedingen*.

1. Gegadigden geven aan dat het meedoen aan aanbestedingsprocedures steeds meer kosten voor hen met zich meebrengen. Opdrachtgevers moeten zich hiervan bewust zijn en bij aanbestedingen de kosten voor de gegadigden zoveel mogelijk beperken en alleen die zaken vragen als onderdeel van de aanbieding als dit noodzakelijk is voor het maken van een goede keuze.
2. Een concurrentiegerichte dialoog is een procedure die door de markt wordt gewaardeerd omdat gegadigden de mogelijkheid hebben om in dialoog te zijn met het team van de opdrachtgever en daarbij in de gelegenheid zijn om de richting van de aanbieding af te tasten/toetsen en kennis te maken met het team van de opdrachtgever.
3. Een concurrentiegerichte dialoog dient dan ook alleen gevolgd te worden als deze procedure toegevoegde waarde oplevert.
4. Gegadigden dienen als iets niet duidelijk is vragen te stellen aan de opdrachtgever. Ze zijn soms geneigd om belangrijke vragen vanuit concurrentie oogpunt niet te stellen. Hierdoor laten ze soms kansen op het doen van een goede aanbieding liggen dan wel worden er onnodig kosten gemaakt.
5. Met een marktinformatiebijeenkomst voor de start van de aanbestedingsprocedure kan met een kleine inspanning van zowel de opdrachtgever als de gegadigden een goed beeld van een project geschetst worden. De gegadigden krijgen ook een goed beeld van wie als opdrachtgever optreedt en welke zaken voor de opdrachtgever van belang zijn bij de opdracht.

* Dit is een selectie van de leerpunten uit de rapportage van Ingrid Dolamns. De hele rapportage lees je hier.

Lees ook het interview met jurist Ingrid Dolmans: ‘Maak tijd voor evaluatie, het verdient zichzelf terug’