In juni vorig jaar was ik aanwezig bij de bijeenkomst ‘Weet wat je koopt’, die in het teken stond van het belang van échte samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Gesteld werd dat vaak van samenwerking gesproken wordt, terwijl er feitelijk niet meer gebeurt dan een samen werken; een opdrachtverstrekking van opdrachtgever aan opdrachtnemer. Het verschil tussen samenwerken en samen werken? Dat verschil zit in mijn ogen in de onderlinge relatie: ben je gelijkwaardig of niet en zie je de ander als collega naast je, of sta je tegenover elkaar. En het verschil in handelen: een gezamenlijk hoofddoel, bewust naar de meerwaarde van de ander zoeken, en oog hebben voor elkaars belangen en niet alleen elkaars standpunten. Tot slot zie ik ook een verschil in gevoel: als je samenwerkt dan vertrouw je elkaar, dat lijdt geen twijfel.

Weet wat je koopt
En ik beken: ik doe wel eens aan samen werken terwijl (echt) samenwerken zoveel meer oplevert voor het project. Samenwerken is ook nog eens leuker. Hoe zorg je ervoor dat je echt samenwerkt? Dat begint bij jezelf en dat vraagt vertrouwen in de opdrachtnemer. Dat moet je eerst geven voordat je het kan krijgen. We wisselden ervaringen en voorbeelden uit, die we als praktische tip kunnen gebruiken. Eén die me direct het meest aansprak en me ook het meest is bijgebleven, is het opstellen van gezamenlijke leefregels (een korte lijst afspraken over hoe je samenwerkt). Ik heb het alleen nog niet gedaan. Waarom eigenlijk niet? Want nu ik er over nadenk, weet ik meteen bij welk project ik dat nu uitstekend kan inzetten.

Vertrouwen van de opdrachtnemer
Een opdrachtnemer is met een dik pakket aan voorwaarden gekomen, waar ik niet mee uit de voeten kan. Ik snap welke voorwaarden voor de opdrachtnemer van belang kunnen zijn, maar laat het aan hemzelf om met een aangepast voorstel te komen. Want ja, ik vind dat de opdrachtnemer de zekerheid moet hebben dat hij van mij op aan kan. Maar ik wil geen dik pakket eisen waarvan slechts een klein deel relevant is voor dit specifieke project. Bovendien wil ik dat ook mijn belangen geborgd zijn, als opdrachtgever. Ik vraag eigenlijk vertrouwen van de opdrachtnemer, zonder dat ik zelf de eerste stap heb gezet. En dat was toch ook een les die ik mee heb genomen?

Aantal lessen bijgebleven
Terugkijkend had ik dat vertrouwen eerst kunnen geven, door de leefregels voor te stellen. Daarmee had ik meteen uitgestraald hoe ik erin wil staan. En van daaruit is er meer ontspanning om nadere voorwaarden op te stellen. Want, nog zo’n les die me is bijgebleven, alles dichttimmeren kan niet. Er zijn altijd onvolkomenheden in afspraken en bestekken. Daar is mijn opdrachtnemer natuurlijk ook beducht voor. Maar als die naar voren komen, dan bespreek je die beter als je sámenwerkt en de leefregels hebt afgesproken voor die samenwerking.

Benieuwd naar ervaringen van anderen
Ik blijf benieuwd naar de ervaringen van Benno Stoiber en Harold van Steeg (twee van de sprekers op de bijeenkomst) over een aantal jaren. Als de samenwerking enkele stormen heeft doorstaan. Welke lessen trekken zij dan, welke aanpassingen waren nodig? Maar gezien mijn eigen ‘toepassing’ van de lessen uit deze bijeenkomst, ben ik ook erg nieuwsgierig hoe de wijze van aanbesteding ooit tot stand is gekomen. Vaak zit er een enorme druk op projecten, en is er geen tijd voor het uitwerken van een aanbestedingsstrategie waar in het voorbeeld van de Noord/Zuidlijn 2 jaar van tevoren is gestart met de voorbereiding. Of wordt de tijd niet genomen. Is hier die ruimte vooraf ingecalculeerd of wordt door echt samenwerken de ruimte lopende het project gevonden?

Reden om project als de Noord/Zuidlijn te volgen
Voldoende reden om projecten als de Noord/Zuidlijn te blijven volgen om meer antwoorden te vinden. En meer dan voldoende reden om zelf meer bewust de lessen in de praktijk te brengen. Allereerst door de tijd te nemen om met de oogst van andere ervaringen, mijn eigen projecten te reflecteren. Ik ben er nu mee begonnen. En ben ook benieuwd naar jullie reacties en zelfreflecties uit jullie praktijk!

Wieneke van Overmeeren is adviseur Infrastructuur Gebiedsontwikkeling en Milieu. Bij Noord/Zuidlijn heeft zij zich bezig gehouden met de leerervaringen van projectbeheersing.