De Dienst Metro heeft haar eigen aanpak om projecten aan te besteden. Best Value Procurement (BVP) is een manier van aanbesteden die steeds vaker succesvol wordt toegepast. Waarom zou de Dienst Metro hier niet mee aan de slag gaan? Wij legden deze vraag voor aan drie experts op het gebied van aanbesteden: Daniel Santurio González en Hans van de Vondervoort van Dienst Metro en Maarten de Wilde van ProRail.

Allereerst, wat is Best Value Procurement?
Best Value Procurement gaat over het vinden van de beste leverancier die de hoogste waarde kan leveren tegen de beste prijs. De kern van BVP is dat de opdrachtgever zich realiseert dat hij niet alles overziet en zich wil laten leiden door de opdrachtnemer, een expert die de juiste ervaring heeft, de kansen en risico’s kent, een reële planning kan maken en beschikt over de juiste medewerkers. Het draait om het minimaliseren van het nemen van besluiten door de opdrachtgever. Bij een BVP-mindset dient de markt dus te beschrijven wat zij daadwerkelijk als risico’s ziet, en hoe zij die denkt te beheersen. Aanbieders worden geïnterviewd, hun visie op het project wordt getoetst. Deze interviews wegen zwaar mee in de beoordeling van de inschrijvende partijen. Bij BVP worden aanbieders beoordeeld aan de hand van dominante informatie: informatie die een overtuigend verschil tussen gegadigden laat zien.
Bij BVP ligt de nadruk op het voortraject, in plaats van op controle achteraf. Het proces van BVP bestaat altijd uit vier fasen: de voorbereidingsfase, de inschrijvings- en beoordelingsfase, de onderbouwingsfase (pre-award fase) en de uitvoeringsfase.

ProRail en Rijkswaterstaat hebben BVP in pilots getest en zijn overtuigd geraakt van de methodiek. De Dienst Metro zou volgens De Wilde ook een prima plek kunnen zijn om de BVP-methodiek toe te passen.

Dienst Metro gebruikt doorgaans een andere aanpak, namelijk die van de concurrentiegerichte dialoog. Wat houdt dat in?
De concurrentiegerichte dialoog is een procedure waarbij de opdrachtgever een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten partijen, om tot een oplossing te komen voor een complex probleem. In de concurrentiegerichte dialoog gaat het niet om een precies omschreven eindproduct maar om een vraag waarvoor geen (eenduidige) oplossing bekend is. Het is belangrijk dat de opdrachtgever de vraag zo formuleert dat ondernemers de ruimte hebben voor innovatie, creativiteit en duurzaamheid. Dat is immers wat de aanbestedende partij wil: de markt uitdagen oplossingen te bieden die hij zelf niet kan bedenken. Op basis van oplossingen die de inschrijvende partijen aandragen voeren opdrachtgever en aanbieder een dialoog die leidt tot optimalisatie tussen vraag en aanbod. Een optimale oplossing is dus afhankelijk van de kwaliteit van de dialoog tussen opdrachtgever en inschrijvende partijen.

Er lijken grote overeenkomsten te bestaan, omdat beide methoden op zoek gaan naar de beste aanpak voor de opgave. Zou BVP ook kunnen werken bij Dienst Metro?
Santurio González is kritisch op de BVP-methodiek en geeft een voorbeeld uit zijn eigen ervaringspraktijk: de bouw van een parkeergarage in een complexe omgeving van een grote stad in Nederland. De opdrachtgever koos hier voor de BVP-aanpak. Bij projecten in een complexe omgeving is vaak sprake van een opdrachtgever die al jaren bezig is met de voorbereiding van het project. De veronderstelling dat een marktpartij zonder voorafgaande dialoog met de opdrachtgever in staat is met een bieding te komen die rekening houdt met de specifieke risico’s van het project, vindt Santurio González zeer riskant. Wat hem betreft moeten opdrachtgever en opdrachtnemer binnen de gestelde specificaties in dialoog kunnen gaan, zodat de aanbieder goed begrip krijgt van de situatie van de opdrachtgever.

Bij BVP gaan partijen niet in dialoog om begrip te krijgen van de problematiek van de opdrachtgever. Eigenlijk wel een rare benadering, toch?
De Wilde geeft aan dat ProRail bewust niet in dialoog gaat met partijen. Het is zaak non-performers niet op een hoger plan te brengen, oftewel om inschrijvers niet wijzer te maken dan ze zijn. Anders praten zij de opdrachtgever in hun aanbieding alleen maar naar de mond. Veel informatie moeten zij zelf boven tafel kunnen krijgen. Daarin kunnen aanbieders zich bij BVP juist onderscheiden van de concurrentie. De partij die laat zien dat zij in korte tijd in staat is veel informatie te verwerken en de juiste risico’s eruit te halen, wordt geselecteerd. Als meerdere geselecteerde partijen hetzelfde scoren wordt gekozen op basis van prijs.

“Wij gaan non-performers niet op slimmer maken dan ze zijn”
(Maarten de Wilde, tendermanager ProRail)

Hoe voorkom je dat een gegadigde zich niet weet te verplaatsen in het probleem van de opdrachtgever?
De Wilde benadrukt het belang van een goede vraagspecificatie (de kaders) en geformuleerde doelstellingen. Er wordt beschreven wat er nodig is en waarom. Dit gebeurt bij ‘traditionele’ aanbestedingsvormen niet of nauwelijks. Er wordt daarbij minder belang gehecht aan een grondige voorbereiding en – mede daardoor – blijven veel risico’s voor rekening en verantwoordelijkheid van opdrachtgever.

Santurio González laat weten dat bij de aanbesteding van het integrale contract voor Transporttechniek & Afbouw (TT&A) van de Noord/Zuidlijn ook is aangegeven wat de doelstellingen zijn. De inschrijvers werd gevraagd om met de beste oplossing te komen. In een concurrentiegerichte dialoog is besproken wat men wil bereiken en welke de grootste risico’s zijn (bijvoorbeeld systeemintegratie en hinder voor de omgeving). Bij de uitvraag is gestuurd op risico’s. De kwaliteit van het risicomanagement (en niet de prijs) was het doorslaggevende criterium bij de gunning. Ook is er een uitgebreide “Project Start Up” gedaan en is men gedurende het proces aandacht blijven besteden aan de samenwerking (procesbegeleiders die de relatie bewaken). Santurio González constateert dat een dialoog buitengewoon zinvol is om wederzijds begrip te krijgen.

Waarom is ProRail zo tevreden over BVP? Worden er nu werkelijk goede resultaten mee geboekt?
Van de Vondervoort, voorheen onder meer werkzaam voor ProRail, merkt op dat de aanbesteding van het project Uitbreiding Emplacement Maasvlakte-West (op 21 maart 2013 gegund) slechts 30 à 40 procent van de gebruikelijke tijd bij traditionele procedures heeft gekost aan capaciteit van het team. Bij dit project was bijvoorbeeld sprake van een scopewijziging, opgelegd door de omgeving. Dit heeft ProRail bij de aanbieders neergelegd. Ook was het één van de doelstellingen snel na de gunning het complete opleverdossier gereed te hebben. De opdrachtnemer overhandigde dit in concept al een maand na de gunning.

De Wilde benadrukt nog eens dat de opdrachtnemer bij BVP een plan maakt. De opdrachtnemer is “in the lead”. In een traditionele aanbestedingsprocedure wordt veelal de goedkoopste aanbieder geselecteerd. Bij BVP is dit niet het geval. Bij BVP ‘koopt’ de opdrachtgever het plan van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer voert zijn eigen plan uit. De Wilde is ook van mening dat een goede partij graag zijn eigen plan uitvoert en niet (alleen) doet wat de opdrachtgever zegt. De opdrachtgever moet de opdrachtnemer faciliteren. Santurio González is het hier mee eens. Zoals De Wilde het beschrijft, zo is het ook bij TT&A gegaan. Echter, Santurio González is kritisch op de manier waarop bij BVP getrechterd wordt om te komen tot één partij.

De Wilde zegt er een voorstander van te zijn om, als onderdeel van de BVP-aanpak, heel kort en heel snel te trechteren en met één partij in gesprek te gaan. Daarnaast heeft De Wilde de ervaring dat als prijs niet belangrijk wordt gemaakt in een gunning, partijen ook met een scherpe prijs komen. Van de Vondervoort benadrukt dat er ook wel degelijk op basis van kwaliteiten gekozen kan worden, en dus niet altijd voor de laagste prijs.

Het lijkt erop dat er bij BVP veel minder papier en tijd nodig is. Klopt dat? En gaat dat niet ten koste van de zorgvuldigheid?
Santurio González merkt op dat aanbieders bij BVP weliswaar slechts een zeer beknopte aanbieding mogen indienen (vier pagina’s en een prijs), maar dat dit geenszins betekent dat de inspanningen van de aanbieders beperkt zijn. De afgegeven prijs is immers wel degelijk gebaseerd op een onderliggend ontwerp van de aanbieder. Er wordt bij BVP veel tijd geïnvesteerd in de voorbereidende fase.

Als je de Noord/Zuidlijn volgens de BVP-methode had aanbesteed, had je dan de problemen op de Vijzelgracht kunnen voorkomen?
Van de Vondervoort zegt dat het in een “greenfield-situatie” als bij de Maasvlakte-West heel goed mogelijk is om te gunnen zonder dialoog met de potentiële opdrachtnemers. In het geval van de Noord/Zuidlijn zou hij dit niet aandurven, omdat er bij de (deel)projecten van de Noord/Zuidlijn zo veel factoren zijn die van invloed zijn op het presteren van de opdrachtnemer. De basis hiervoor is dat het risicoprofiel van de opdrachtgever te groot is, waardoor een opdrachtnemende partij veel problemen gaat ervaren met de realisatie van het werk. Alleen wanneer risico’s op een verantwoorde wijze kunnen worden beheerst door een opdrachtgever is dat mogelijk. Die zal dat in een gedegen voor voorbereidingstraject moeten borgen.

“Je kunt niet zomaar met droge ogen alle risico’s bij de aannemer leggen”
(Hans van de Vondervoort, Dienst Metro)

Tot slot. Wat kunnen partijen als ProRail en de Dienst Metro van elkaar leren?
Santurio González ziet dat ProRail veel resultaat heeft geboekt met het verder professionaliseren van het eigen opdrachtgeverschap. Ook binnen de gemeente Amsterdam wordt hieraan serieus gewerkt. Zo is een traject opgezet onder de noemer “10 Wegen naar Innovatiever aanbestedingsbeleid en professioneler opdrachtgeverschap” om ook Amsterdam op dit punt naar een hoger niveau te tillen. Onderdeel van dit traject is het opstellen van een inkoopplan op basis van een risico- en kansenanalyse.

De Wilde antwoordt dat hij op bezoek is geweest bij de Noord/Zuidlijn en daar het nodige heeft kunnen opsteken over het belang van “houding en gedrag” bij het beantwoorden van de vraag: hoe zorg je ervoor dat je een relatie opbouwt waarin je elkaars expertise respecteert, waardeert en benut?

Bij BVP wordt een “relatie” juist gezien als iets dat moet worden vermeden ten behoeve van een professionele verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.