‘Leg de opgedane kennis van de Noord/Zuidlijn vast voor de stad’- die opdracht kreeg het toenmalige Dienst Metro in 2013 van de Amsterdamse Gemeenteraad. Anno 2016 zit ‘kennis’ in de haarvaten van Metro en Tram. Coördinator Kennismanagement Maarten Woolthuis vertelt over het hoe en waarom daarvan.

Met de indienststelling van het toenmalige Dienst Metro, kreeg het van de gemeente Amsterdam een duidelijke taak mee: naast het runnen van een werkend vervoersbedrijf, moest de Dienst ook werk maken om al die opgedane kennis vast te leggen voor de stad. Maarten Woolthuis werd in het voorjaar van 2013 door Hoite Dettmar, toen nog directeur Omgeving en Reizigers (ondertussen is Detmar projectdirecteur Noord/Zuidlijn), en hoofd Communicatie Alex Sheraazi aangesteld om deze laatste eis handen en voeten te geven.

Maarten: “Er gebeurde toen ook al best veel op kennisgebied, zo waren bijvoorbeeld de workshops rond de ‘tien lessen van de Noord/Zuidlijn’ net afgerond en vastgelegd in het boekje Samenspel en Tegenspraak. Maar ‘kennis’ was versnipperd, en er was geen visie op hoe we kennis een geïntegreerd onderdeel in de organisatie konden maken. Dat werd mijn belangrijkste taak, om een vliegwiel te creëren waarmee ik uiteindelijk mezelf weer overbodig zou maken.”

Maarten Woolthuis, coördinator kennismanagement bij Metro en Tram

Binnen Metro en Tram is Kennismanagement op drie peilers gestoeld: onderwijs, live kennissessies en het online uitwisselen van kennis door en voor experts. Moest Maarten in het begin nog wel eens ‘trekken’ aan mensen, tegenwoordig merkt hij dat steeds meer medewerkers van Metro en Tram bekend zijn met kennismanagement én de lol ervan inzien mee te werken aan bijvoorbeeld een artikel of het organiseren van een live kennissessie. “Mensen hebben zelf behoefte aan kennis van anderen, of hebben kennis die ze willen delen, en komen daarmee steeds vaker aan mijn bureau te staan. Omdat het leuk is, maar ook omdat mensen merken dat het de kwaliteit van hun werk op een positieve manier beïnvloedt.”

Delen en halen van kennis

Ook partnerbedrijven zijn zich er steeds meer doordrongen van belang van kennis. Zo organiseerde Royal HaskoningDHV een landelijk debat over omgevingsmanagement, hielp Movaris om assenmanagement bij E&B op sterkte te brengen en werkt TASK – dat veel verschillende managers in verschillende functies levert en waar veel kennis en ervaring zit werken integrale projecten – samen met Neerlands diep aan een kennistraject over hoe kun je beter kunt samenwerken in D&C projecten en DBFM-projecten. Maarten: “Bij die bedrijven zit een schat aan kennis en ervaring. Neem het laatste voorbeeld. TASK kan meedenken over vragen als waar grote dilemma’s zitten en hoe we die kunnen oplossen. Op die manier werken we gezamenlijk aan inzicht en handvatten, zodat we de dreiging dat marktpartijen afhaken bij dat soort projecten kunnen keren, en er tegelijkertijd voor zorgen dat de opdrachtgever zich beter gehoord en begrepen voelt.”

Maarten: “Onze kracht ligt bij praktijkervaring en casuïstiek, onderwijsinstellingen hebben de kennis op theoretisch vlak, kennisinstellingen als Neerlands diep, Netlipse en het COB versterken ons juist weer met hun enorme netwerk met mensen uit vergelijkbare projecten. Zo versterken we elkaar en dagen we elkaar ook uit. Een COB-congres vraagt ons niet meer te komen praten over tunnelboren, maar wil een lezing over bloeiende stationsomgevingen. Door de vragen die op ons afkomen, kunnen we onze eigen geest scherpen. Van een meer historisch perspectief ontwikkelen we nu een toekomstperspectief. Daarin is de metro onderdeel is van een groter geheel, een waardetoevoeger aan de omgeving en facilitator voor nieuwe publieke investeringen in de openbare ruimte, zoals de Rode Loper. Ook in de markt zie je een nieuwe dynamiek door de Noord/Zuidlijn ontstaan; niet-slopen, was het adagium tijdens ontwikkeling en bouw van de lijn, maar nu de bouw bijna af is, zie je dat marktpartijen zelf sloop in werking zetten om het gebied rondom de stations te ontwikkelen.”

Kennissessie over het wel of niet aanbesteden van communicatie, november 2015. Foto: Caro Bonink

Niet in de la

Binnen MET is kennismanagement dit jaar samengevoegd met de afdeling Kwaliteit & Organisatie (K&O) – die buitengewoon goed werk doet op het gebied van kennis, door projectevaluaties, audits, gateway reviews, tegengas geven, en het organiseren van dwarskijksessies. Maarten: “Er is behoorlijk veel bekend over hoe projecten zijn verlopen tussen plan, uitvoering en resultaat, wat ging goed en niet en waarom. Alleen blijft het risico bestaan dat die prachtige rapporten in een al dan niet digitale la eindigen, zonder dat de kans is gegrepen om die inzichten te vertalen naar eigen praktijk, mee te nemen in lopende projecten, of in te zetten bij projecten die aan het begin staan, zoals de Amstelveenlijn. Dan helpt het om ook intern uitwisseling te faciliteren, dat doen we ook in samenwerking met K&O. Als we een sessie organiseren, hoor ik vooraf heel vaak dat ze zich niet voor kunnen stellen wat je in een drie uur durende bijeenkomst in vredesnaam moet doen. Als het dan gelukt is om ze wel te bewegen, dan krijg je achteraf de quotes: ‘Dit hadden we veel eerder moeten doen!’, en ‘Het had eigenlijk nog een uur langer moeten duren’.

Rapport Rekenkamer: zijn de lessen van de NZL we; echt geleerd?

Begin dit jaar verscheen een rapport van de Rekenkamer die nog eens kritisch gekeken heeft naar een ander groot project binnen onze organisatie; project Stationsrenovatie Oostlijn. De Rekenkamer stelt daarin dat de lessen van de Noord/Zuidlijn aan actualisatie toe zijn. Eén van de belangrijkste lessen – borg en verrijk kennis uit het project voor de stad – heeft handen en voeten gekregen binnen het Kennismanagement-programma van Metro en Tram (MET). Naar aanleiding van de 10 lessen is bij project Noord/Zuidlijn en Metro en Tram een intensief kennismanagement-programma opgezet. Dit gebeurt onder andere met live kennissessies met experts en ervaringsdeskundigen van binnen en buiten Metro en Tram, intensieve samenwerking met kennisinstellingen en universiteiten in binnen- en buitenland en begeleiding van jonge professionals binnen en buiten de eigen organisatie.