Hoe unieker en ingewikkelder een project, hoe beperkter de kans dat je kennis en ervaring in eigen land kunt uitwisselen. Wat zou het dan prettig zijn wanneer je een collega uit bijvoorbeeld Londen of Berlijn in kon laten vliegen die deze ervaring wel heeft. Nou, dat kan! Het Europese netwerk NETLIPSE heeft hier zelfs een heus instrument voor ontwikkeld. Peter Dijk, directeur Metro en Tram, vertelt hoe dit instrument werkt en deelt zijn ervaring ermee in Stockholm.

‘Grote infraprojecten zijn schaars’, zegt Dijk. ‘Een gemiddeld land in Europa doet één, maximaal twee van die grote projecten tegelijkertijd. De mogelijkheid om in je eigen land kennis uit te wisselen is daardoor beperkt.’ Dus toen hij tien jaar geleden, destijds nog als projectdirecteur van de Betuweroute, gevraagd werd om aan het Europese netwerk NETLIPSE deel te nemen, was hij direct enthousiast. ‘Op Europees niveau worden gemiddeld tussen de veertig en de vijftig projecten tegelijkertijd gerealiseerd. Als je die met elkaar verenigt, komt er een enorme hoeveelheid bruikbare kennis en ervaring beschikbaar.’

Collegiale assessment

Inmiddels is Dijk zelf bestuurslid van NETLIPSE en heeft de Betuweroute in zijn portefeuille plaats gemaakt voor de Noord/Zuidlijn. Als algemeen directeur van Metro en Tram is hij verantwoordelijk voor dit complexe infraproject en sinds een paar jaar ook voor een aantal andere infraprojecten in Amsterdam. Dijk: ‘De afgelopen twee jaar hebben we de opzet van NETLIPSE iets veranderd. Waar we begonnen met kennisuitwisseling in algemene zin en op redelijk vrijblijvend niveau, hebben we nu ook een aantal instrumenten bedacht waardoor projecten heel praktisch en gericht een kennisvraag in kunnen brengen. Een van die instrumenten is de IPAT (The Infrastructure Project Assessment Tool), een collegiale assessment die elk project in het netwerk kan aanvragen. Wie dat doet, krijgt drie dagen lang een team van tenminste drie Europese projectdirecteuren over de vloer die het project van top tot teen doorlichten en toetsen of het voldoende geëquipeerd is voor de fase waarin het zit of waar het naartoe gaat.’

Het project

Dijk is net terug uit Stockholm, waar hij met een Engelse en Zweedse collega een assessment voor het grootste metro-uitbreidingsproject van Scandinavië heeft gedaan. Stockholm is een van de snelst groeiende steden van Europa. Met een groei van 35.000 inwoners per jaar, heeft de stad meer huizen en een uitgebreider OV-netwerk nodig. Dat betekent dat er in de komende tien jaar 78.000 huizen worden gebouwd. En het bestaande metronetwerk wordt op vier plaatsen met in totaal negentien kilometer uitgebreid. Er komen tien nieuwe stations waarvan de diepste op honderd meter onder het maaiveld komt te liggen. Het project moet in 2025 worden opgeleverd en zit op dit moment in de planningsfase. ‘In drie dagen tijd hebben we het project en de projectorganisatie op twaalf punten tegen het licht gehouden.’ De twaalf thema’s staan vast in de IPAT en beslaan de volle breedte van projectmanagement. ‘Van de business case tot de politieke context, van technische vraagstukken tot stakeholder management en van financiën tot kennismanagement. Op al die punten leggen we de kansen en bedreigingen bloot.’

Ervaringsdeskundigen

De kracht van de IPAT is volgens Dijk dat het door ervaringsdeskundigen gedaan wordt. ‘Je kunt natuurlijk ook een audit laten doen, maar audits worden over het algemeen gedaan door mensen met een audit achtergrond. Bij de IPAT krijg je drie collega’s met allemaal minstens vijftien jaar ervaring als projectdirecteur over de vloer.’ Met de IPAT wordt er, net als bij een audit of een assessment, informatie opgehaald middels interviews en op basis van een background document. Maar de meerwaarde van zo’n collegiale assessment is volgens Dijk dat deze informatie vervolgens gecombineerd wordt met de kennis en ervaring van de assessors zelf. ‘Hierdoor krijgt het project niet alleen inzicht in de kansen en bedreigingen, maar ook praktische aanbevelingen uit de praktijk waar het mee verder kan.’

Aanbevelingen

Zowel voor de Betuweroute als de Noord/Zuidlijn heeft Dijk vooral de realisatie- en de eindfase geleid. Het Zweedse metroproject zit juist helemaal aan de voorkant van het avontuur, is dat een voordeel of juist een nadeel, denkt hij? Dijk: ‘Ik denk een voordeel. Ik ervaar nu heel direct de consequenties van hoe de zaken aan de voorkant zijn geregeld.’ Als voorbeeld geeft hij de overdracht en acceptatie van een project. Wanneer aan de voorkant niet goed is afgesproken welke informatie er aan de achterkant beschikbaar moet zijn dan kan dat in de overdrachtsfase enorm veel extra werk en dus vertraging opleveren. Uit de interviews bleek bovendien dat het project de operator van het systeem nauwelijks bij de voorbereiding betrekt. ‘Wij ondervinden op het moment aan den lijve hoe belangrijk het is om een goede en duurzame relatie met onze operator het GVB te hebben. Dit heb ik dan ook expliciet in onze aanbeveling mee kunnen geven.’

Specifieke kennis

Maar over het algemeen staat het project in Stockholm er volgens Dijk vooral erg goed voor. ‘Het is me al eens eerder opgevallen dat ze in Zweden aan heel degelijk projectmanagement doen. Er staat een strak georganiseerde projectorganisatie die in een vroeg stadium al een aantal heel duidelijke keuzes heeft gemaakt waarop een heldere koers is uitgezet.’ Bovendien, vindt Dijk, zegt het feit dat het project zo’n assessment laat doen ook al wat over de mentaliteit van de projectdirecteur. ‘Ontvankelijkheid voor kennis en ervaringen van anderen, maakt projecten over het algemeen beter.’
Als hij daar zo positief over is, dan staat er voor de Noord/Zuidlijn vast ook een IPAT op de planning? Dijk: ‘In deze eindfase waarin we ons met de Noord/Zuidlijn bevinden, vind ik zo’n algemene assessment niet meer zo waardevol. Ik ben nu juist veel meer opzoek naar specifieke kennis.’ Daarbij moeten we, volgens hem bijvoorbeeld denken aan kennis en ervaring over de testfase, de indienststelling of specifieke interfaces van systemen. ‘En die specifieke kennis en ervaring, die halen we op dit moment dan ook volop en vanuit verschillende kanten in huis.’

Foto: Wiep van Apeldoorn