Het uitgebreid evalueren van een project(fase) gebeurt te weinig, stelt jurist Ingrid Dolmans, die de evaluatie van de aanbesteding renovatie Oostlijn uitvoerde. ‘Mooi om te zien dat dit projectteam het evaluatierapport ook niet in bureaula laat liggen.’

Hoe hadden we het bedacht? Hoe is het gegaan? Hoe hebben de marktpartijen de aanbesteding met concurrentiegerichte dialoog ervaren? Met die, en vele andere vragen ging Ingrid Dolmans, van Dolmans Budé Legal BV, richting de vijf marktpartijen die zich ingeschreven hadden voor de aanbesteding renovatie Oostlijn. Twee van die partijen vielen na de eerste dialoogronde af, drie gingen door naar de intensieve tweede dialoogronde, waar uiteindelijk ‘winnaar’ Hegeman uitrolde als beste partij om het werk uit te voeren.

Wilden alle aannemers meedoen aan de evaluatie?
‘Vier van de vijf partijen hebben uitgebreid de tijd genomen om het gesprek met mij aan te gaan. Eén partij wilde niet meedoen, omdat een deel van het team dat mee had gedaan aan de tender niet beschikbaar was. Uiteindelijk hebben ze wel via de mail hun bevindingen gestuurd, dus hebben we toch inzicht gekregen in hun beleving van het aanbestedingsproces.’

Terwijl de vier partijen aan wie het werk niet gegund is, geen belang hadden om nog meer tijd te investeren in het project.
‘Het is uitzonderlijk dat opdrachtgevers op deze manier een evaluatie laten uitvoeren en daarbij ook zelf openheid van zaken geven. Dat werd gewaardeerd door de marktpartijen. Het was soms even graven in het geheugen voor ze, sommige stappen en keuzes hadden al bijna een jaar eerder plaatsgevonden, maar ze gaven aan dat het ook voor hen heel leerzaam was om nog een keer terug te kijken.’

Welke uitkomsten van de evaluatie hebben je verrast?
‘Heel veel dingen die gezegd werden, zijn wel in lijn met hetgeen je bij andere aanbestedingen terugkrijgt. Marktpartijen vinden de tenderkosten vaak te hoog ten opzichte van de vergoeding die ze ervoor krijgen. Het risicobeheersplan dat als onderdeel van de inschrijving opgesteld moest worden, was tijdsintensief en dus kostbaar. Wat ik ook weet uit andere evaluaties: je doet het als opdrachtgever eigenlijk nooit goed. Sla je linksaf, dan zullen er altijd mensen roepen dat je beter rechts had moeten gaan – en andersom.’

Waren de afvallers negatiever dan de winnaar?
‘Dat zou je denken, maar dat zie ik in de antwoorden niet terug. Natuurlijk balen partijen als er niet aan ze gegund wordt, maar dat is het spel en de knikkers. Iedereen sprak enthousiast over de professionaliteit van de gesprekken en de sfeer binnen het projectteam van de opdrachtgever; dat die zich ook open en kwetsbaar hebben opgesteld, hebben zij gewaardeerd. Zij zien het bij andere opdrachtgevers ook wel eens anders, tenders waarbij in de dialoogfase weinig dialoog met de opdrachtgever mogelijk is. Door de openheid, voelden de marktpartijen zich veilig om op hun beurt ook een kijkje in hun keuken te geven. Zo heeft het projectteam openlijk gesproken over dilemma’s, en de markt uitgenodigd met creatieve oplossingen daarvoor te komen. Die kwetsbaarheid – ‘wij weten het ook niet, en vragen jullie om hulp’- dat heeft veel losgemaakt bij de aannemers.’

Waarom nemen projectteams over het algemeen weinig tijd voor een evaluatie?
‘Soms komt er na de tenderfase een overdracht naar een ander projectteam, die de uitvoering voor zijn rekening neemt, of is de aanbesteding door externen gedaan die daarna weer vertrekken. Ook als dat niet zo is, is de tijdsdruk om dóór te gaan vaak zo hoog, dat er weinig tot geen tijd is voor reflectie en evaluatie. En natuurlijk zijn er ook kleine organisaties waar aanbesteden gewoon niet zo heel vaak voorkomt, zeker niet een aanbesteding van dit formaat.’

Wat is de meerwaarde om het wel te doen?
‘Het is eigenlijk altijd goed om te evalueren. Van kritisch naar jezelf en je team kijken, leer je ontzettend veel voor een eventuele volgende keer. Heb ik aan de markt gevraagd wat ik nodig had? Waar hadden we dingen anders kunnen aanpakken? Essentiële vragen. Wat wel belangrijk is, is wat je er vervolgens mee dóet. Veel evaluatierapporten belanden onderin de bureaula, en vervolgens gaan organisaties op dezelfde voet verder. Dat is doodzonde.’

Is dat binnen dit team anders?
‘Het scheelt dat het team in tact is gebleven na de aanbesteding, zij zijn intrinsiek gemotiveerd om in de volgende fase de lessen van de aanbestedingsfase toe te passen. De manier waarop ze de tenderfase gedaan hebben, zullen ze voortzetten in de uitvoering. Er zit een goede mix van hele capabele mensen, dat hoorde ik ook in elk gesprek met marktpartijen. In Amsterdam zouden ze zeker lering kunnen nemen van de manier waarop dit projectteam het aangepakt heeft.

U zat zelf in de tenderboard tijdens de aanbesteding. Op wat voor manier heeft dat de evaluatie beïnvloedt?
‘Het bleek handig tijdens gesprekken, omdat ik inhoudelijk goed om de hoogte was en dus diepgang in gesprekken kon aanbrengen en waar nodig wat toelichting kon geven op gemaakte keuzes in het proces. Het was mooi om te horen dat de marktpartijen op dezelfde positieve manier terugkijken op de tenderfase, als het projectteam zelf.’

De rapportage van de evaluatie is hier te lezen.

Foto:Metro en Tram – De nieuwe loopbrug die station Van der Madeweg siert en gebouwd is in het kader van de renovatie van de Oostlijn.

Op 23 juni jongstleden zijn de lessen uit de aanbesteding gedeeld in een zogeheten KennisMaking, deelnemers waren  projectmanagers bij Verkeer & Openbare Ruimte, het Projectmanagementbureau, Ingenieursbureau Amsterdam, het Tenderboard Fysiek en het Projectencentrum en afdeling Juridische Zaken en Eigendom & Beheer van Metro en Tram van de Gemeente Amsterdam.