De Gemeente Amsterdam werkt met project BORIS aan een ambitieuze, nieuwe digitale informatievoorziening waarmee Metro en Tram het beleid op zijn assets wil faciliteren. Er wordt nu nog gewerkt met verscheidene informatiesystemen binnen diverse organisaties. ‘We hebben de afgelopen anderhalf jaar geprobeerd de bestaande informatie met elkaar te verbinden, soms met succes maar vaak ook niet. Dat moet echt anders’, stelt Erik Bijlsma, assetowner Nieuwe Rail Infra.

Dit artikel stond eerder op de website van IMaintain en is geschreven door Liesbeth Schipper.

‘Om te komen tot een duurzame oplossing, te beginnen met de Noord/Zuidlijn, hebben we een methodiek en bijpassend informatieplatform ontworpen met de naam BORIS. Deze systematiek is geënt op een big-data-concept’, vertelt Erik Bijlsma.
‘In het informatieplatform wordt de volledige decompositie van alle assets opgenomen. Aan deze assets wordt informatie gekoppeld, die nodig is om optimaal gebruik en beheer mogelijk te maken. Van beheer- tot omgevingsdata, maar ook de projecten en programma’s worden gekoppeld. BORIS ontsluit daarbij ook de ‘as-maintained’ assetinformatie van de gecontracteerde beheerders via geautomatiseerde koppelingen met hun lokale beheersystemen. Mede door deze koppelingen kan de Gemeente Amsterdam straks op ieder gewenst moment actuele informatie over de railinfrastructuur verkrijgen om beleid en strategische activiteiten te faciliteren.

Duidelijkheid

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een andere manier van samenwerken met opdrachtnemers. Want in hoeverre willen en kunnen zij hierin meegaan? Passen zij hun aanpak aan de wensen van Metro en Tram aan? En wat is daar dan voor nodig? Tijdens een besloten bijeenkomst voorafgaand aan het iMaintain congres (een jaarlijks congres voor de onderhoudssector) nodigde Bijlsma deelnemers uit hun ervaringen en meningen te delen over drie dilemma’s. Zo vroeg hij welke ervaringen de deelnemers hebben met het ontsluiten van info over assets. Hij werkt nu met diverse onderhoudsaannemers waarvan er enkele liever geen openheid willen geven over hun onderhoudsdata omdat dit concurrentiegevoelige informatie zou zijn.
Een deelnemer kwam met een goeie tip: ‘Wij hebben onze eisen voor het delen van informatie eerst intern doorgelicht en pas daarna bij de leverancier gelegd. Wij vonden dat we moesten kunnen uitleggen waarom we bepaalde gegevens nodig hebben, want dikwijls zijn dat gegevens die de leverancier zelf niet nodig heeft voor zijn proces. Soms kwamen we zelf met een slechte uitleg, dus ging er een streep door die eis. En soms kwamen we met een goeie uitleg waarvan de ogen van de aannemer open gingen.’
Bovendien willen opdrachtnemers continuïteit. Een opdrachtgever moet het daarom voor de opdrachtnemers mogelijk maken om er een verdienmodel van te maken, vindt een deelnemer. En daarvoor is duidelijkheid nodig. ‘Een opdrachtgever moet goed duidelijk maken wat hij wil, zodat een opdrachtnemer zijn organisatie daarop kan inrichten en er op termijn mee kan verdienen. Maak het mogelijk dat een leverancier met een realistische investering kan instappen.’ Bijlsma ziet echter ook de keerzijde van te veel duidelijkheid: ‘Als ik zeg dat ik A wil, dan krijg ik ook exact A, niet meer en niet minder. Geen A+ of A-, en dat is juist wel wat ik zou willen.’

Regisseur

Daar lag dan ook het tweede dilemma: hoe houden we de eisen actueel en passend bij de continu veranderende situatie? Bijlsma: ‘We willen eigenlijk compleet specificeren, maar ook mee met de technologische ontwikkelingen. Hoe zorg ik ervoor dat ik slagen kan maken en hoe sluit ik dan tegelijkertijd innovaties niet uit? Welke eisen moet ik dan meegeven?’
En ook de laatste vraag was een lastige: ‘Als opdrachtgever willen we optimale samenwerking door een transparante en open houding, gebruikmakend van elkaars kracht en met begrip voor elkaars belangen. Hoe voorkom ik dat opdrachtnemers passief wachten op de regisseur?’
Gezamenlijk kwamen de deelnemers tot de conclusie dat de opdrachtgever vooral moet faciliteren, stimuleren en motiveren. Dus leiderschap tonen als asseteigenaar en opdrachtnemers meenemen op de reis. De opdrachtgever moet opdrachtnemers de ruimte gunnen om een positieve bijdrage te leveren die bij hun past en waarvan ze zelf ook de meerwaarde zien.