Nog even en dan vindt de officiële overdracht van de Noord/Zuidlijn naar Eigendom en Beheer plaats. Zijn we er op 11 januari 2018 klaar voor, is de papierwinkel op orde en weet iedereen wat ie moet doen als dat niet zo is? Die vragen stonden centraal tijdens een tussentijdse evaluatie van de overdracht van VVCS, onderdeel van de nieuwe metrohalte Centraal Station. Theo Heida van kennismanagement, facilitator van de evaluatie, blikt terug en vooruit.

Theo Heida, adviseur kennismanagement Metro en Tram

Oefenen deden we binnen Metro en Tram meer het afgelopen jaar. Het testen van de trajecten en systemen, en ook de serious game voor de indienststelling leverden handvatten en verbeterpunten op, waardoor het straks bij ‘voor het eggie’ soepeler moet verlopen. Reden voor Wim Traa, contractmanager bij de Noord/Zuidlijn, om Theo Heida – vanuit kennismanagement ook betrokken bij tussentijdse evaluaties van Noord/Zuidlijn-releases en de serious game van E&B – in de gangen van het kantoor van Metro en Tram op het stationsplein aan de mouw te trekken: zou hij zoiets ook voor hem willen organiseren? En zo geschiedde. Theo Heida: ‘Begin 2017 heeft de overdracht plaatsgevonden van VVCS, onderdeel van het project Noord/Zuidlijn op Amsterdam CS. Dit onderdeel werd vanuit het project, in afstemming met GVB, overdragen naar E&B. Deze overdracht is destijds in het leven geroepen als testcase voor de komende, complete overdracht van alle onderdelen van de Noord/Zuidlijn naar E&B. De overdracht van VVCS ging echter niet zonder slag of stoot. Daarom is het belangrijk de lessen ervan te borgen en te kijken welke verbeteracties er al zijn genomen. En, misschien nog wel belangrijker, om te zien welke acties nog in gang gezet moeten worden om in januari 2018 klaar te zijn voor de ‘grote overdracht’. Op 26 september 2017 is de daarom overdracht VVCS geëvalueerd, met betrokkenen vanuit de Noord/Zuidijn, E&B en GVB, met als doel de lessen mee te nemen naar overige overdrachten.

Late niet-acceptatie

Wat viel op aan deze testcase? De overdracht leek tot op het eind goed te gaan, maar op het laatst kwam er door het vertrek van een centraal persoon toch en kink in de kabel. Doordat er een cruciale handtekening in die enorme papierwinkel ontbrak, kwam de overdracht vervolgens stil te liggen. Theo Heida: ‘Zo’n late niet-acceptatie wil je straks natuurlijk voorkomen. Maar het was geen echte ramp dat deze testcase niet foutloos verliep. Er is immers ruimte voor verbeteringen en we hebben nog tijd om ervan te leren en het straks beter te doen. Het is vanuit mijn rol als adviseur kennismanagement interessant om te zien dat mensen binnen MET zich steeds meer bewust zijn van het feit dat kwaliteit ze niet zomaar komt aanwaaien. De toegenomen vraag naar dit soort tussentijdse evaluaties laat zien dat we het er niet op willen laten aankomen, maar voorbereid willen zijn.’

Meer dan stapel papier

Volgens Theo Heida levert het veel op, dat oefenen en evalueren. ‘Het geeft vertrouwen als je weet waar je staat in het proces, het schept helderheid. Wat je tijdens zo’n evaluatie ook ziet gebeuren aan tafel is dat er opnieuw afstemming plaatsvindt tussen betrokkenen: wat heb je beschikbaar, welke rolverdeling hadden we ook alweer afgesproken, waar kan je dingen vinden? Dat is leuk om te zien, dat mensen zo’n moment ook aangrijpen om de stand van zaken door te nemen en er direct concrete acties aan te verbinden.’

Er kwamen tastbare lessen uit de evaluatie naar voren, waar de organisatie volgens Theo mee verder kan. ‘Les één is: de basis moet op orde zijn. Een gezamenlijk informatiesysteem is onmisbaar, één plek waar alle documenten in terechtkomen. Ten tweede moet er sturing zijn; je moet kunnen escaleren, en vervolgens moet er iemand zijn die knopen doorhakt. De derde en laatste les: het blijft mensenwerk. Er wordt straks een indrukwekkende stapel papier overgedragen van de een naar de ander. Je kunt niet zeggen: “Hier staat alles in, veel plezier ermee!” Theo Heida: ‘De ontvangende partij moet erop kunnen vertrouwen dat alles in dat pak papier ook klopt, dus neem elkaar aan de hand en maak elkaar wegwijs in al die documenten en ingewikkelde materie. Alleen dan blijft het behapbaar voor de ontvangende partij. Een overdracht is meer dan de ander een stapel papier overhandigen.’