In het discussiedossier Aanbesteden en Contracteren volgen we het project Stationsrenovatie Oostlijn op de voet. Dat betekent dat we eens in de zoveel tijd de temperatuur komen nemen bij projectmanager Ronald Siebrand en zijn team. Dit keer omgevingsmanager Cor van Dam over de bijzondere positie van de omgeving in dit project.

De kroeg in. Dat is een van de eerste dingen die Cor van Dam deed toen hij als omgevingsmanager aanschoof bij het kernteam Stationsrenovatie Oostlijn. ‘Er waren destijds veel klachten over het langdurig afsluiten van enkele metrotoegangen. Eén van de cafés in de buurt van zo’n toegang leek me de ideale startplek om die klachten eens van de mensen zelf te horen. Relaties opbouwen met de omgeving begint bij mij, ik moet het initiatief nemen en me daarin actief opstellen. Ik ben in die fase het gezicht van het project naar de omgeving, aan mij de taak vertrouwen te winnen en hun belangen in kaart te brengen. Je creëert als omgevingsmanager feitelijk de voedingsbodem voor een geruisloos projectverloop.’
De omgeving van de circa 18 kilometer lange Oostlijn is enorm divers. Dat maakt het werk van de omgevingsmanager lastig, maar ook boeiend. Van de dichtbevolkte delen rondom de Nieuwmarkt, met zijn veelzijdige, goed gebekte omwonenden en intensieve bedrijvigheid, tot de multiculturele woonwijken en kantoorparken in Zuidoost; de belangen van al die verschillende mensen lopen enorm uiteen.
Van Dam werkt sinds 2012 aan de voorbereiding van het project Stationsrenovatie Oostlijn, sinds 2013 voltijds. De inschrijving voor de aanbesteding is net achter de rug. Eind juli weten we welke aannemer de renovatie gaat uitvoeren: BAM, Hegeman of Strukton. Na de zomer kunnen we meer vertellen over de volgorde van de te renoveren stations. Tussen begin 2016 en begin 2018 worden elf bovengrondse en vijf ondergrondse stations tussen Amsterdam Centraal en Zuidoost aangepakt. Om in ruim twee jaar klaar te zijn, pakken we vier a vijf stations tegelijkertijd aan. De stations met één toegang gaan maximaal drie maanden dicht: Gaasperplas, Venserpolder, Verrijn Stuartweg. Bussen vervoeren in die periode de reiziger naar het dichtstbijzijnde station dat open is.

Bevlogen verleden

Omgeving is in de aanbesteding – een concurrentie gerichte dialoog – van doorslaggevend belang; het telt voor maar liefst vijftig procent mee in het EMVI-criterium. Van Dam: ‘Voor mij is dit de eerste keer dat ik bij een project werk waar omgeving zo zwaar meetelt bij het toekennen van een contract. Dat zegt veel over hoe belangrijk de stad het vindt. Voor een niet onbelangrijk deel zijn we hierin door schade en schande wijs geworden, door ervaringen in het verdere en wat recentere verleden. Voor de bouw van de Oostlijn, zo’n 40 jaar geleden, werden veel sociale woningen rondom de Nieuwmarktbuurt gesloopt. Nooit-meer-slopen is sindsdien de mantra die doorklinkt in elke discussie of besluit rondom nieuwe bouwprojecten in Amsterdam. De Nieuwmarktrellen rondom de bouw van de lijn hangen nog steeds als een wolk boven alles wat we nu doen. Al was het maar omdat een deel van de actievoerders van toen, nog steeds bij het traject woont.’ En van recentere aard is de nasleep van het contract Vluchtwegmaatregelen, waarbij de metro drie zomervakanties achter elkaar buiten dienst geweest is. Dat ongemak heeft diepe sporen achtergelaten bij de reizigers.
Van Dam geeft een concreet voorbeeld over de andere aanpak die is voortgekomen uit deze geschiedenislessen: ‘Het plan was aanvankelijk om de bestaande kunst te vervangen, maar al snel merkten we dat de actiebereidheid van toen nog steeds springlevend was. De omwonenden van de stations in de binnenstad – waaronder ook enkele van de kunstenaars zelf – kwamen in verzet. We zijn het gesprek meteen aangegaan en al heel snel kwam het besluit: we behouden wat er is. Kunst moet je met respect behandelen, het weerspiegelt ook het bevlogen verleden van de lijn. We knappen nu alles op en zullen het in ere herstellen en een prominente plek geven op de nieuwe stations. Daardoor hadden we al snel een streepje voor bij de omwonenden, het praat een stuk makkelijker als je niet als kemphanen tegenover elkaar staat.’

Risicodomeinen

Al heel vroeg, in de planfase van de renovatie, zijn de problemen en risico’s in kaart gebracht en geanalyseerd. ‘Het unicum bij dit project zit hem erin dat het hele kernteam, inclusief ik als omgevingsmanager, volledig betrokken was bij het gehele aanbestedingstraject. Het team formuleerde samen de belangrijkste risicodomeinen voor de opdrachtgever. Die leggen we niet neer bij de aannemer, maar wel is gevraagd of ze de gevolgen van die risico’s op proactieve wijze voor opdrachtgever kunnen beheersen.’

De belangrijkste risicodomeinen zijn:

• Beeldkwaliteit; hoe waarborgt de aannemer de beeldkwaliteit die wij beloofd hebben?
• Renovatie betekent ingrijpen in een bestaande situatie; je weet niet wat het losmaakt en wat je in de praktijk tegenkomt. Die constante beweging brengt onzekerheid met zich mee. Als dingen anders lopen dan toen bij de opdracht werd verstrekt – hoe gaat de aannemer daar dan mee om?
• De raakvlakken met andere projecten; het afstemmen met andere infrastructurele projecten, bijvoorbeeld het ICT-netwerk voor de Noord/Zuidlijn.
• Hinder voor reizigers en omwonenden; in de omgeving zijn twee belangrijke groepen die soms conflicterende belangen hebben: reizigers die gebruik maken van de metro, en anderzijds mensen die wonen of werken nabij het metrostation. De ene wil dat de metro rijdt en de andere dat er geen overlast is.

Van Dam: ‘Sommige stations gaan helemaal dicht, anderen gedeeltelijk. Er zal herrie zijn, stof en andere viezigheid, mensen moeten op een andere manier van a naar b lopen. Vooral forenzen reizen op een soort automatische piloot en als er iets wijzigt, moeten ze ineens gaan nadenken over de route. Als dan de informatie niet goed is, wordt dat als storend ervaren. Forenzen hebben namelijk altijd haast.
Met GVB regelen we de inzet van bussen. Maar met elke manier die de aannemer verzint om de overlast voor de reiziger te verminderen, kan hij punten verdienen. Op die manier hopen we hen te stimuleren actief mee te denken over concrete maatregelen.
Dat geldt ook voor ’s nachts werken. Met het oog op de reizigers willen we veel van het werk dat aan of nabij het spoor moet gebeuren in de nachtelijke uren doen, om te voorkomen dat de metro niet kan rijden. Maar nachtelijk werk, vooral als dat bij bovengrondse stations gebeurt, kan voor overlast zorgen bij omwonenden. Aan de aannemer om daar een goede oplossing voor te verzinnen.’

Sceptische volgers

Volgens Van Dam is de expertise op het gebied van omgevingsmanagement bij veel van de grote aannemers enorm gegroeid de afgelopen jaren. ‘Ze moeten straks waarmaken wat ze beloven, daarom laten we ze maatregelen SMART formuleren in de aanbesteding. Zo is de discussie straks minder nodig, omdat de verwachtingen over en weer helder zijn.’
De opdrachtgever vraagt vergunningen aan voor de eindsituatie, de aannemer zal straks zelf vergunningen moeten aanvragen voor het uitvoeren van de werkzaamheden; die verantwoordelijkheid ligt contractueel bij hen. Cor van Dam zal straks desalniettemin een belangrijke rol bij de uitvoering krijgen, als counterpart van de omgevingsmanager van de aannemer. ‘Hoe we het praktisch gaan organiseren is natuurlijk nog de vraag, maar ik stel me zo voor dat ik negen van de tien keer met de opdrachtnemer samen op pad ga tijdens gesprekken met de omgevingspartijen. Vaak zal er behoefte aan toelichting zijn over de gekozen eindsituatie, die vragen kan ik dan beantwoorden. Hetzelfde geldt voor gesprekken met stakeholders; die heb ik tot nu toe gedaan. Voor mij is het belangrijk om in de gaten te blijven houden dat de afspraken die wij gemaakt hebben met deze stakeholders ook daadwerkelijk nagekomen worden.’
Of hij niet bang is voor twee kapiteins op het schip? Van Dam: ‘Dat moet de praktijk uitwijzen, de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de opdrachtnemer. Ik heb deelgenomen aan alle gesprekken met de opdrachtnemer tijdens de tenderfase en omdat het team van de opdrachtnemer tijdens de tenderfase mee gaat naar de uitvoeringsfase heb ik er vertrouwen in dat we een stabiele samenwerkingsrelatie opbouwen voordat het ‘echte’ werk begint. We kennen elkaar dan al, weten wat voor vlees we in de kuip hebben. Als de relatie goed zit, hoeven we ook niet veel te leunen op het contract.’
‘Waar ik vooral ook benieuwd naar ben is of wij na afloop van de werkzaamheden de conclusie kunnen trekken dat wij samen met de opdrachtnemer in staat zijn geweest de stakeholders (die nogal sceptisch waren toen we vertelden dat we een Design and Construct contract gingen aanbesteden) te overtuigen dat als je de juiste uitvraag doet aan de marktpartijen er een heel goede samenwerking kan ontstaan tussen opdrachtnemer en stakeholders.’

Andere bijdragen in dit dossier:

• Projectmanager Stationsrenovatie Oostlijn Ronald Siebrand opent de discussie: ‘De voorwaarden voor een succesvol project en een op succes gerichte samenwerking liggen al besloten in de wijze waarop de aanbesteding vormgegeven wordt.’
• Volgens Guido Lahaije, die de aanbesteding voor het project Stationsrenovatie Oostlijn voorbereidde en nu begeleidt, begint een goede opzet voor de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer nog eerder: ‘Niet bij de aanbesteding, maar bij het stellen van de juiste vraag.’
• Bas de Jong, projectleider Techniek, Uitvoering en Overdracht is verantwoordelijk voor het formuleren van die juiste vraag. Hoe doet hij dat?

Foto’s: Wiebke Wiltink