Waar leg je de verantwoordelijkheid voor communicatie tijdens de uitvoering van een project? Hoe behaal je het best je doelstellingen? Hoe werk je als opdrachtgever en opdrachtnemer het best samen aan de communicatie, regel je dat in het contract of niet? Praat mee over deze, en vele andere vragen tijdens een kennissessie op 12 november.

Het thema stond al voor deze zomer, op 8 juni, op het programma tijdens een boeiende sessie waarin acht ervaren communicatie- en omgevingsmanagers discussieerden over hun ervaringen en ideeën. Communicatie wel of niet aanbesteden in een project? Over die vraag is toen vrijwel de hele dag gepraat en het leverde mooie inzichten in verschillen en overeenkomsten per project op.

Omgevingsmanager Wim van Vilsteren van Ruimte voor de Rivier Deventer aan het werk.

Wat bleek? Het gaat niet zozeer om waar de communicatieverantwoordelijkheid ligt, het gaat meer om hoe de samenwerking vorm krijgt en wat ieders taakopvatting is. De uitwerking volgt dan vanzelf. Tijdens de discussiemiddag zijn verschillende praktijkvoorbeelden nader bekeken, zoals de Ringweg Zuid Groningen, de A2 Maastricht, de Noord/Zuidlijn en project A12 Utrecht Lunetten – Veenendaal (beloond met de Bouwpluim 2013). Onderling zijn er grote verschillen in hoe de communicatie georganiseerd is. Waar bij het ene project gekozen werd om met opdrachtgever en opdrachtnemer één communicatieteam te vormen met de medewerkers op één kantoor, werd bij andere projecten gekozen voor contractuele afspraken en een jaarlijkse bijeenkomst om de neuzen één kant op te krijgen. Wat de projecten gemeen bleken te hebben is een opvallend intensieve communicatieaanpak, waarbij zeer open met de omgeving wordt gecommuniceerd. En er is sprake van een gelijkwaardige omgang met de omgeving.
Tijdens de bijeenkomst met de communicatiemanagers werd eerst vastgesteld om welke communicatie het nu precies gaat. Welke verantwoordelijkheid, welk takenpakket zien zij als communicatiemanager op hun bordje liggen? En wat pakken ze op? Tijdens de discussie bleek dit een heel bepalende factor te zijn in de uiteindelijke aanpak van communicatie tijdens een groot en ingewikkeld project. Er was bij de deelnemers een grote consensus over het belang van houding en gedrag van communicatieadviseurs in een project. Daarnaast zit de kracht van een goede communicatie voor een belangrijk deel in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Deze samenwerking begint bij voorkeur al bij de uitvraag in de aanbesteding. Hierover werden enkele interessante inzichten gedeeld.

De kracht van goede communicatie zit voor een belangrijk deel in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Deze samenwerking begint bij voorkeur al bij de uitvraag in de aanbesteding

Uit de discussie bleek de grote wens tot samenwerken tussen overheid als opdrachtgever en de aannemer als opdrachtnemer. Alex Sheerazi (hoofd communicatie Metro en Tram van de gemeente Amsterdam) wist de deelnemers flink uit te dagen door te stellen dat er vanuit de aannemers wel heel weinig input en meedenkkracht beschikbaar was en dat aannemers toch al snel communicatie opofferen wanneer een project spannend, te duur of ingewikkeld wordt. Communicatie is dan het eerste waar de aannemer op bespaart. De communicatie- en omgevingsmanagers vanuit aannemerszijde gaven in reactie hierop aan dat de overheid als opdrachtgever zelf ook een rol speelt in de positie die de aannemer kan innemen op communicatiegebied. Volgens hen kan met een andere manier van samenwerken en aanbesteden veel gewonnen worden. Dat blijkt ook regelmatig in de praktijk: er zijn meerdere succesvolle projecten waarbij juist de aannemer een proactieve rol heeft in het communicatie- en omgevingsmanagement (A12LuVe) of waar het communicatie- en omgevingsmanagement in alliantie wordt opgepakt (A2 Maastricht).

De deelnemers aan de sessie van 8 juni, zijn afzonderlijk geïnterviewd voor deze kennissite. De verschillende artikelen lees je hier:

• De aftrap van de discussie door Sacha van Anraat (communicatiedeskundige Noord/Zuidlijn): Wel of niet aanbesteden van communicatie?
• Wendy de Klerk (CCPC) en Jacqueline te Lindert ((Rijkswaterstaat): Doe het samen
• Luuk Hajema (Ringweg Zuid Groningen): Grunnegers onder elkaar
• Wim van Vilsteren (Ruimte voor de Rivier): ‘Les geleerd, regie teruggenomen’
• Desiree Florie (A2 Maastricht): ‘Met wij/zij kan je niet meer aankomen’
• Kitty L- Abée (ProRail): ‘Durf impopulair te zijn’
• Patrick Voet (Strukton): Verschillende wegen naar Rome

We praten graag met jou verder over dit onderwerp!

Naar aanleiding van de gevoerde discussie gaan we verder op zoek naar de ideeën en mogelijkheden om de samenwerking tussen opdrachtnemers en opdrachtgevers van aannemers te versterken. Dit doen we door het gesprek aan te gaan met enkele ervaren communicatiemanagers en projectdirecteuren. Daarnaast willen we de opgedane inzichten graag delen met en toetsen aan de ervaringen van communicatieadviseurs van opdrachtnemers-zijde en opdrachtgevers-zijde. Wil je hieraan deelnemen? Je kunt je inschrijven via info@neerlandsdiep.nl. De bijeenkomst is op donderdagmiddag 12 november 2015 in het informatiecentrum van de Noord/Zuidlijn in Amsterdam. Klik hier voor meer informatie.